MAGAZYN

Program jest przeznaczony do prowadzenia magazynu firmy usługowej lub handlowej. Towary można podzielić na kilka magazynów (np. asortymentowo). Program umożliwia:

Szybkie wypełnianie druków ułatwia korzystanie z przeglądu towarów w magazynie z możliwością porządkowania według symbolu lub nazwy - przełącza klawisz Tab. Można także szukać towaru wpisując fragment nazwy lub symbolu towaru zależnie od aktualnego uporządkowania. Przy dużej liczbie towarów polecamy korzystanie z czytnika kodów kreskowych przyłączanych do klawiatury - znakomicie usprawniają wprowadzanie i wyszukiwanie symboli towarów.

UWAGA: ten sam towar występujący w różnych cenach powinien być prowadzany na różnych pozycjach, np. różniących się literą w polu WYRÓŻNIK

Program tworzy rejestry wystawionych dokumentów PZ, WZ, PW, RW i MM. Pozwala przeglądać, poprawiać i ponownie drukować wystawione już dokumenty. Zmiana ilości towaru na wystawionym już dokumencie powoduje odpowiednie skorygowanie stanu w magazynie (dla MM w obu magazynach). w rejestrze można odszukać dokumenty wybranego kontrahenta naciskając F7 i podając fragment nazwy kontrahenta. Naciskając Ctrl-F7 można przeglądać kolejne dokumenty tego kontrahenta. Ponadto dokumenty można wyszukiwać podając numer dokumentu (wpisując go bezpośrednio).

Zbędne dokumenty usuwa się z rejestru zaznaczając je (Insert dla pojedynczych lub Szary + z podaniem zakresu dat dokumentów) i naciskając F8. Należy pamiętać, że usunięcie dokumentów spowoduje nieprawidłowe wyliczanie przez program zestawień tworzonych wstecznie - stany magazynowe, zestawienie sprzedaży i inwentaryzacja. Będą one tworzone poprawnie tylko na dzień bieżący. Można także anulować zaznaczone wcześniej dokumenty WZ/PZ naciskając klawisz F3. Powoduje to odpowiednie zwiększenie lub zmniejszenie stanów magazynowych. Anulowane dokumenty oznaczane są w rejestrze literą A. Informacje o dostępnych w danym momencie operacjach można uzyskać w suflerze (F1).

Podobnie jak w Fakturowaniu VAT można dokumenty kopiować na dyskietki (zaznaczyć i F5) i dołączać z dyskietek (Ctrl-F5),. Dołączenie dokumentu powoduje uaktualnienie tych samych magazynów (czyli stanowiska, między którymi przenosimy dokumenty muszą mieć ten sam zestaw magazynów). Operacja ta umożliwia uaktualnianie stanów magazynowych przy pracy na kilku komputerach.

Program współpracuje z Księgą Adresową oraz programem Sprzedaż.

Główna oferta programu

Po uruchomieniu program wyświetla ofertę postaci:

U dołu ekranu umieszczone są informacje o aktywnym magazynie. Dalej omówiono poszczególne operacje realizowane przez program.

Wydanie z magazynu

Operacja ta pozwala zmniejszyć stany magazynowe poprzez wystawianie nowych oraz przeglądanie i poprawienia wystawionych dokumentów WZ. Poniżej przedstawiono postać ekranu podczas wystawiania lub edycji dokumentu WZ.

Wszelkie operacje wydania towaru z magazynu powinny być wykonywane za pomocą operacji wystawienia druku WZ lub programem Sprzedaż, który automatycznie wystawia (oprócz faktury, rachunku czy paragonu) odpowiedni dokument WZ - brak dokumentu może spowodować błędy obliczenia stanów magazynowych podczas inwentaryzacji. Na jednym druku WZ można umieścić towary z kilku magazynów. co pozwala na podział towarów na asortymenty (asortyment = magazyn). Dla każdego towaru można przyjąć jedną ze zdefiniowanych cen zbytu (przyłącza je klawisz F6), można też wpisać cenę zbytu bezpośrednio. Po wypełnieniu druku WZ program zmniejsza odpowiednio stany magazynowe.

Tak wygląda ekran podczas wprowadzania nowego składnika (towaru) do dokumentu WZ:

UWAGA: Numer kolejny tworzonego druku WZ jest automatycznie zwiększany - numer początkowy ustala się za pomocą operacji STAŁE PARAMETRY PROGRAMU. Ręczna zmiana tego numeru może zaburzyć kolejność dokumentów w rejestrze.

Przyjęcie do magazynu

Operacja ta pozwala na przyjmowanie towarów do aktywnego magazynu. Dokument PZ powinien dokumentować wszelkie operacje przyjęcia towaru - brak dokumentu może spowodować błędy obliczenia stanów magazynowych podczas inwentaryzacji. Program tworzy rejestr podobnie jak dla dokumentów WZ (operacje - patrz sufler F1). Przy zapisie dokumentu można zdecydować o odnotowaniu zakupu w Ewidencji VAT w ewidencji zakupów towarów handlowych.

Na dokumencie można umieścić informacje o udzielonym przy zakupie danego towaru procentowym rabacie. Cena zakupu jest wówczas przyjmowana jako odpowiednio mniejsza (o wielkość rabatu). Cena zbytu jest obliczana zgodnie z formułami wpisanymi w STAŁYCH PARAMETRACH PROGRAMU. Wprowadzając dane o towarze można korzystać z KALKULATORA CEN (F4), który pozwala na ustalenie ceny netto w zależności od marży, ceny zbytu netto lub brutto. Jako wyjściową do przeliczeń można przyjąć dowolną z tych kwot.

Poniżej przedstawiono postać ekranu podczas wprowadzania nowego towaru do magazynu. Można umieścić tutaj wszystkie informacje dotyczące towaru uwzględnione w programie. SYMBOL towaru składa się z 13-znakowego KODU (np. BUT-S27) i jednoznakowego WYRÓŻNIKA (np. litery). Wyróżnik można wykorzystać do wprowadzania tego samego towaru w różnych cenach zakupu Podawanie kodu i wyróżnika nie jest konieczne.

UWAGA: przy wprowadzaniu towaru należy najpierw sprawdzić, czy nie występuje on już w magazynie (F9 - przeglądanie towarów w magazynie). Jeżeli tak, należy pobrać informacje o towarze (Enter) i wpisać odpowiednią nową ilość.

Rozchód wewnętrzny

Operacja ta pozwala zmniejszyć stany magazynowe poprzez wystawianie nowych oraz przeglądanie i poprawienia wystawionych dokumentów RW. Służy do odnotowywania wydań towarów z magazynu wewnątrz firmy (np. do produkcji). Poniżej przedstawiono postać ekranu podczas wystawiania lub edycji dokumentu RW.

Operacje są analogiczne do wykonywanych przy wystawianiu dokumentu WZ. Symbol zlecenia produkcji (F3) umożliwia w programie Produkcja analizowanie wykonanych zleceń (np. zużytych materiałów).

Przychód wewnętrzny

Operacja ta, analogiczna do przychodu wewnętrznego PW, pozwala na przyjmowanie do aktywnego magazynu towarów wytworzonych w firmie lub zwróconych. Dokument PW jest podobny do dokumentu PZ.

MM - przesunięcia międzymagazynowe

Za pomocą dokumentów MM dokumentuje się operacje przesunięcia towaru między magazynami. Magazynem wydającym jest aktywny magazyn, należy wskazać magazyn przyjmujący towar. Operacje ustalania składników dokumentu są podobne jak przy wystawianiu dokumentu WZ.

Towary w magazynie

Operacja pozwala przeglądać kartotekę towarów oraz modyfikować jej zawartość. Kartotekę uporządkowaną według symbolu lub kodu towaru (przełącza klawisz Tab) można przeglądać korzystając z klawiszy poruszania kursorem. Poniżej przedstawiono postać ekranu podczas wykonywania tej operacji wraz z ofertą wywołaną klawiszem F10. Operacje z tej oferty można wybierać kursorem (i Enter), można także wywoływać je spoza oferty używając gorących klawiszy podanych po prawej stronie oferty.

UWAGA: zmiany cen lub ilości towaru powinny być dokonywane za pomocą druków PZ/WZ. Wprowadzanie poprawek bezpośrednio może spowodować błędne wykonanie zestawień podczas inwentaryzacji.

Oto opis operacji dostępnych w przedstawionej ofercie:

KLAWISZ - OPERACJA

Spacja - Zmiana wprowadzonych danych o towarze.

F3 - Usunięcie z magazynu towarów, których ilość wynosi zero.

F8 - Usunięcie z magazynu zaznaczonych towarów

F7 - Zmiana aktywnego magazynu

Alt-F3 Wprowadzenie do wszystkich lub zaznaczonych klawiszem Insert towarów jednakowej ilości. Wpisanie zera daje efekt podobny do usuwania stanów zerowych z tym, że towar pozostaje w magazynie.

F4 - Wydrukowanie zestawienia towarów, których ilość w magazynie osiągnęła stan minimalny

F5 - Wydrukowanie cennika na podstawie wykazu towarów

Alt-F7 - Wydrukowanie etykiet dla towarów (wszystkich lub zaznaczonych). Etykieta zawiera nazwę i kod towaru, stawkę podatku VAT oraz wybraną cenę.

F6 Informacja o łącznej wartości towarów w magazynie według poszczególnych cen

F9 Zestawienie sprzedaży za dany okres tworzone na podstawie dokumentów WZ znajdujących się w rejestrze. Zestawienie można tworzyć dla:

Przy zestawieniu dla zaznaczonych wcześniej klawiszem Insert towarów wykazywane są tylko te pozycje, które wystąpiły na WZ-tkach (a więc były sprzedane). Wydruk można uporządkować według nazwy lub kodu towaru.

Alt-F9 Ruch wskazanego towaru, czyli zestawienie ilościowe dokumentów, na których występuje aktualnie wskazywany towar. Zestawienie jest dostępne w postaci:

F2 Stan magazynu na podany dzień. Dostępne są dwa rodzaje analiz:

  1. końcowa - aktualny stan wszystkich towarów znajdujących się w magazynie
  2. wsteczna - stan na wybrany dzień. Zestawienie jest tworzone na podstawie bieżącego stanu magazynu skorygowanego o dokumenty PZ, WZ i MM wystawione pomiędzy datą zestawienia a bieżącą.

Analizę można przeprowadzić z uwzględnieniem:

Wydruk można uporządkować według nazwy lub kodu towaru.

Magazyny firmy - wybór

Operacja umożliwia wybranie, utworzenie lub usunięcie magazynu. Nie można usunąć magazynu aktywnego.

Inwentaryzacja

Operacja służy do tworzenia i przeglądania zestawień inwentaryzacji: arkusza spisu z natury, arkusza stanów księgowych oraz zestawienia różnic inwentaryzacyjnych. Można ją przeprowadzać na dowolny dzień (inwentaryzacja wsteczna) lub według aktualnego stanu towarów w magazynie (inwentaryzacja końcowa).

UWAGA: Po rozpoczęciu inwentaryzacji do czasu jej rozliczenia i zakończenia na zestawieniu różnic po inwentaryzacji program niejako “zamraża” stan magazynu, tzn. przy generowaniu arkuszy spisowych ignoruje wprowadzone później dokumenty PZ, WZ i MM. Jeżeli konieczne jest ponowne uwzględnienie aktualnych stanów, należy rozliczyć inwentaryzację i ponownie utworzyć arkusze.

Wszystkie druki generowane są w standardowym formacie A4. Każdy utworzony druk otrzymuje nazwę zgodną z nazwą magazynu, własną charakterystyczną pierwszą literę rozszerzenia nazwy i numer miesiąca jako dwa ostatnie znaki rozszerzenia. Może być potem przeglądany. w danym miesiącu jest pamiętany zawsze TYLKO ostatnio utworzony druk danego rodzaju.

Arkusz spisu z natury zawiera wykaz wszystkich towarów wprowadzonych do magazynu bez podania ich ilości. Umożliwia wygodne dokonanie spisu z natury.

Wydruk stanów księgowych zawiera wykaz wszystkich towarów wprowadzonych do magazynu wraz z ich ilością i wartością z cenami zakupu lub wybraną ceną zbytu. Umożliwia wygodne dokonanie weryfikacji ilości i wartości towaru faktycznie znajdującego się w magazynie.

Jeżeli ilość towaru stwierdzona podczas spisu z natury jest różna od stanów księgowych, należy dokonać zestawienia różnic po inwentaryzacji. Program wyświetla na ekranie stany księgowe towarów i prosi o uaktualnienie stanów faktycznych. Dane można wprowadzać stopniowo, program zapamiętuje wprowadzone modyfikacje. Po podjęciu decyzji o zakończeniu inwentaryzacji (F2) wprowadzone stany faktyczne są przyjmowane jako stany księgowe. Wcześniej należy wydrukować zestawienie różnic (F5) - po zakończeniu inwentaryzacji program nie wykaże różnic!. Zmiany (nadwyżka lub niedobór) są dokumentowane automatycznym wystawieniem odpowiedniego dokumentu (PZ lub WZ).

UWAGA: zakończenie inwentaryzacji (w operacji zestawienie różnic) oznacza przyjęcie wprowadzonych stanów faktycznych jako stanów księgowych i możliwość rozpoczęcia nowej inwentaryzacji (wstecznej lub końcowej).

Oto krótki schemat pokazujący, jak można wygodnie i szybko dokonać inwentaryzacji z natury towarów w danym magazynie.

  1. Wydrukować arkusz spisu z natury i wpisać na nim faktyczne ilości towaru
  2. Dokonać zestawienia różnic inwentaryzacyjnych
  3. Wydrukować zestawienie różnic
  4. Zakończyć inwentaryzację (stany faktyczne zostaną przyjęte jako stany księgowe)
  5. Wydrukować arkusz spisu z natury ustawiając przełącznik drukowania stanów księgowych na TAK; arkusz będzie zawierał uzgodnione i przeliczone ilości towarów.
  6. Ponownie zakończyć inwentaryzację (lub ANULOWAĆ w Operacjach Pomocniczych )

Zestawienie dokumentów WZ/PZ/MM

Tworzy zestawienie dokumentów za dowolny okres. Zestawienie WZ zawiera wartość sprzedaży netto, wartość zakupu netto oraz różnicę między tymi wielkościami czyli uzyskany zysk ze sprzedaży towarów.

Stałe parametry programu

Parametry programu pozwalają na ustalenie adresu firmy właściciela magazynu, zestawu uwag umieszczanych na dokumentach, początkowych numerów kolejnych dokumentów oraz nazw i formuł dla każdej z czterech możliwych do podania dla danego towaru cen zbytu a także lewy i górny margines dla druków.

NAZWA ceny zbytu jest to dowolny tekst o długości do 16 znaków. FORMUŁA jest wyrażeniem arytmetycznym określającym zależność ceny zbytu od ceny zakupu. w formule można korzystać z 4 działań (* / + -) nawiasów okrągłych (), zmiennej CENA oznaczającej cenę zakupu oraz operatora ZAO zaokrąglającego wynik obliczeń do podanej wartości. Np.: niech formuła ma postać

CENA*1.3+5 ZAO 1

Przy cenie zakupu 15,50 zł cena zbytu będzie wynosić 15,50*1.3+5 zaokrąglone do jedności, czyli 25 zł. Dla formuły postaci

(1.1*CENA) ZAO 10 - 5

przy cenie zakupu 105,50 zł cena zbytu wyniesie 115 zł

Operacje pomocnicze

Operacje pomocnicze pozwalają na dokonanie porządkowania zbiorów danych programu (np. po awarii zasilania). Porządkowanie zbiorów danych programu należy wykonać w razie stwierdzenia niepoprawnego działania programu. Anulowanie inwentaryzacji pozwala na przerwanie wykonywanej aktualnie inwentaryzacji