W rozdziale tym omówiono pytania często stawiane przez użytkowników
Systemu MaFi. Jeżeli wystąpią poważniejsze kłopoty, prosimy o kontakt z PPU Micro telefonicznie lub e-mailem (mafi@micro.pl) poradzimy, jak rozwiązać występujący problemPROBLEMY OGÓLNE
P: Przy uruchomieniu Systemu MaFi
pojawia się informacja o braku pamięci operacyjnej:O: Do w pełni bezpiecznej pracy
System MaFi wymaga ok. 550 KB wolnej konwencjonalnej pamięci operacyjnej. Wielkość ta jest kontrolowana w momencie uruchomienia systemu. Brak pamięci wolnej konwencjonalnej może spowodować niepoprawną pracę np. Ewidencji VAT czy Sprzedaży. W razie pojawienia się takiego komunikatu, przed uruchomieniem systemu należy dodać na początku pliku CONFIG.SYS wywołanieDEVICE=C:\DOS\HIMEM.SYS
DEVICE=C:\DOS\EMM386.EXE RAM
DOS=HIGH,UMB
dla WINDOWS zamiast C:\DOS\ wpisać należy C:\WINDOWS\
W kolejnych wierszach CONFIG.SYS wszystkie wywołania DEVICE należy zamienić na DEVICEHIGH
P: Programy nie drukują, nie działa archiwowanie itp.
O: Błędnie uruchomiono
System MaFi. Poprawnie system uruchamia się poleceniem MAFI (plik MAFI.BAT z kartoteki systemu) – por. WSTĘP | Uruchomienie systemu.
P: Po zainstalowaniu System MaFi nie uruc
hamia się.O: Należy sprawdzić, czy wykonano instalowanie podatnika (w kartotece
Systemu MaFi powinna pojawić się podkartoteka o nazwie takiej, jak nazwa podatnika).P: Jak System MaFi przechowuje wprowadzone dane?
O: Gdy w programie instalacyjnym wykonujemy DODANIE PODATNIKA, w kartotece Systemu MaFi (np. w MAFI-8 wersji 8.0) tworzona jest podkartoteka o nazwie identycznej jak wprowadzona nazwa dla instalowanego podatnika. Po uruchomieniu Systemu MaFi nazwa kartoteki podatnika widoczna jest ponad główną ofertą systemu. w tej kartotece tworzone są podkartoteki z danymi dla każdego programu, np. AMORT dla Amortyzacji, FAKTURAV dla Fakturowania VAT, PISMA dla programu DRUKI. Bezpośrednio w kartotece podatnika przechowywane są pliki buforów.
P: Którą kartotekę trzeba skopiować, by przenieść komplet danych na inny komputer?
O: Kartotekę podatnika wraz z podkartotekami.
P: Czy mogę używać mojej kopii
Systemu MaFi na dwóch komputerach?O: Warunki licencji ograniczają jedynie liczbę obsługiwanych firm, w obrębie własnej firmy można zainstalować dowolnie wiele kopii progr
amu.
P: Mam dwa stanowiska. Jak przenieść między dane między komputerami?
O: Najbezpieczniejsza i najszybsza metoda to zrobienie kopii wszystkich wprowadzonych danych na dyskietkach na stanowisku nr 1 i odtworzenie tej kopii na stanowisku nr 2. Wówczas stanowisko nr 2 będzie miało identyczne dane jak nr 1. Wykonać to można np. w programie System operacją ARCHIWIZACJA KOMPLETNA. Ponadto można:
P: Jak często wykonywać kopie archiwalne na dyskietki?
O: Co najmniej raz na tydzień.
P: Czy do archiwowania można używać innych urządzeń np. napędów ZIP czy innego dysku stałego?
O: Oczywiście. Dla ułatwienia korzystania z nich można potraktować takie urządzenie jako substytut dyskietki B:. Wtedy
kopię danych robimy po prostu na dysk B:. Wymaga to dopisania jednego wiersza w pliku autoexec.bat po wierszu z poleceniem PATH. i tak, jeśli napęd ZIP mamy dostępny pod literą E:, to dopisujemySUBST B: E:
Jeżeli natomiast kartotekę KOPIA na dysku D: chcemy używać do archiwowania, do dopisujemy
SUBST B: D:
UWAGA: dysk D: powinien być fizycznie innym dyskiem tak, by wykluczyć możliwość utraty kopii danych w wyniku awarii jednego dysku.
P: Wyłączono mi prąd w czasie pracy. Co należy zrobić?
O: Przede wszystkim zabezpieczać się przed tego typu sytuacjami. Dobrym rozwiązaniem jest zakupienie zasilacza awaryjnego, tzw. UPS. Bezwzględnie natomiast należy przynajmniej raz w tygodniu wykonywać kopie danych na dyskietki programem System. Jeżeli już doszło do awarii, to należy:
Jeżeli w którymkolwiek z programów przy uruchomieniu pojawi się komunikat o błędzie dostępu do danych, należy odtworzyć dane z tego programu z kopii na dyskietce programem System, najlepiej przez KOPIOWANIE Z DYSKIETKI i dopisać brakujące dokumenty. Zastosowane w
Systemie MaFi rozdzielenie danych z poszczególnych programów pozwala na zminimalizowanie ewentualnych strat, tzn. jeżeli straciliśmy część danych o wystawionych fakturach w rejestrze Fakturowania VAT, to najprawdopodobniej odpowiednie zapisy w Ewidencji VAT i buforze księgowania nie zostaną uszkodzone. w takim przypadku w zasadzie można nawet zrezygnować z uzupełnienia rejestru faktur wystawionych.
P: Giną dane, programy błędnie zapisują:
O: Wystąpiły przekłamania podczas zapisu na dysk, np. w wyniku wyłączenia zasilania podczas pracy komputera. Konieczne jest dokonanie kontroli dysku co najmniej za pomocą programu ScanDisk lub innego testującego poprawność struktury plików dysku.
P: Przy odwołaniu do Księgi Adresowej podczas wystawiania faktur pojawia się komunikat "Brak pliku indeksowego", który nie występuje przy uruchomieniu s
amej Księgi Adresowej. Jak temu zapobiec?O: Najprawdopodobniej w pliku config.sys
ustawiono zbyt mały parametr FILES. Powinien on wynosić co najmniej 45, czyli w pliku config.sys powinien znaleźć się wierszFILES=45
przy czym, jeżeli zdefiniowano część [COMMON], to właśnie w tej części.
P: Otrzymałem dyskietki z dodatkowymi zamówionymi modułami
Systemu MaFi. Jak mam je zainstalować, aby nie uszkodzić już wprowadzonych danych?O: Wszystkie wprowadzone dane są przechowywane w tzw.
kartotece podatnika. Jest to specjalnie utworzona podkartoteka o nazwie takiej, jaką podano przy instalowaniu podatnika. Nazwa ta jest widoczna w głównej ofercie Systemu MaFi u góry ekranu (podatnik). Żadna opcja w programie instalacyjnym nie zmienia zawartości kartoteki podatnika. W naszym przypadku w programie instalacyjnym powinna zostać wybrana opcja INSTALACJA PROGRAMÓW. Spowoduje to uaktualnienie już zainstalowanych programów oraz uaktywnienie nowo zakupionych.
P: Czy można przenieść dane (np. zawartość magazynu) z innego programu do
Systemu MaFi?O: Prze
niesienie danych będzie wymagać przygotowania specjalnego oprogramowania - w razie potrzeby prosimy o kontakt.
P: Czy można przenieść dane z programów
Systemu MaFi do innych programów?O: W niektórych programach wbudowano funkcje zapisu danych na dysku w pliku tekstowym w standardzie akceptowanym przez arkusze kalkulacyjne. Wprogramie Ekonom wbudowano mechanizm pozwalający zapisać dane z Księgi Podatkowej (Ryczałtu), Księga Adresowa może zamiast drukow
ania na drukarce zapisać adresy na dysku do pliku tekstowego o rozszerzeniu TXT, Fakturowanie VAT zapisuje i odczytuje dane w cenniku. Przeniesienie danych w innej postaci może wymagać przygotowania specjalnego oprogramowania - w razie potrzeby prosimy o kontakt.
P: Co mam przesłać, aby uzyskać pomoc w razi awarii?
O: Jak na
jbardziej szczegółowy opis problemu, dane o sprzęcie (typ komputera, ilość pamięci operacyjnej, rozmiar dysku, typ drukarki), nazwę i numer wersji używanego systemu operacyjnego, numer wersji, datę zakupu i numer użytkownika Systemu MaFi, kopię zawartości plików autoexec.bat i config.sys.
P: Czy System MaFi
może współpracować z drukarką fiskalną? Jak rozliczana jest wtedy Ewidencja VAT?O: System MaFi
współpracuje z drukarkami fiskalnymi firmy POSNET, Optimus oraz Elzab. Konieczne jest dokupienie w PPU Micro specjalizowanych programów obsługi dla danego typu drukarki i po ich zainstalowaniu ustawienie odpowiednich parametrów w programie System w opcji Parametry Stanowiska i Dane Firmy. Przy korzystaniu z drukarki fiskalnej raporty okresowe wpisujemy do Ewidencji VAT w sprzedaży pozostałej z podziałem na stawki VAT. Przy rozliczaniu podatku VAT z wykorzystaniem urządzenia fiskalnego program Ewidencja VAT nie uwzględnia ewidencji rachunków uproszczonych dla osób fizycznych oraz, jeśli w Systemie ustawiono drukowanie paragonów fiskalnych dla wszystkich dokumentów, pomijana jest ewidencja faktur VAT. Program poinformuje, jakie ewidencje nie były brane pod uwagę przy rozliczaniu podatku.
P: Jaka powinna być kolejność wprowadzania dokumentów, aby zminimalizować liczbę operacji?
O: Ponieważ w zasadzie każdy wystawiony dokument trafia do bufora księgow
ania, ostatnim etapem powinno być umieszczanie dokumentów w Księdze Podatkowej (Ryczałcie). Ponadto faktury VAT rachunki uproszczone są automatycznie umieszczane w Ewidencji VAT. Dlatego proponujemy najpierw księgować dokumenty magazynowe, następnie sprzedaży (faktury i rachunki). Oczywiście może być to naprzemienne. Następnym etapem będzie skontrolowanie i uzupełnienie zapisów w Ewidencji VAT (dokumenty sprzedaży zostaną automatycznie dopisane z buforów ewidencji), a ostatnim księgowanie w Księdze Podatkowej.
P: Jak uchronić się przed dokonywaniem zmian w danych przez pracown
ików?O: Dostęp do każdego programu
Systemu MaFi może być chroniony osobnym hasłem ustalanym w programie System. Do newralgicznych danych powinny mieć dostęp tylko kompetentne osoby.
P: Jak działają tzw. bufory?
O: W programie komunikacja między programami odbywa się poprzez
bufory. I tak:KOMUNIKACJA Z SYSTEMAMI BANKOWOŚCI ELEKTRONICZNYMI
System MaFi umożliwia przesyłanie dnych w systemach bankoości elektronicznej. Program Przelewy zapisuje dane o przelewach (por. ZBIORÓWKA) w standardzie Elixir-O akceptowanym przez systemy bankowości elektronicznej.
EWIDENCJA VAT
P: Do czego służy RAPORT w Ewidencji VAT?
O: Jest to wstępne obliczenie należnego i naliczonego podatku VAT bez koniec
zności zamykania miesiąca. Pozwala w dowolnym momencie zorientować się w rozkładzie należnego i naliczonego podatku VAT.
P: Jak Ewidencja VAT rozlicza sprzedaż nieudokumentowaną?
O: Jeżeli w danym miesiącu wprowadzono kwotę brutto sprzedaży nieudok
umentowanej w Ewidencji Sprzedaży Pozostałej, to przy zamknięciu miesiąca (lub podczas generowania raportu) program dokona rozbicia kwoty sprzedaży na stawki według Procentowych Wskaźników Zakupów Towarów Handlowych. Szczegóły w opisie programu Ewidencja VAT.
FAKTURY I RACHUNKI
P: Po wydrukowaniu faktury VAT od ceny netto okazało się, że suma wartości brutto poszczególnych pozycji jest inna niż w podsumowaniu. Podobnie jest z p
odatkiem. Jak to możliwe?O: Rozważmy następujący przykład
Lp |
Nazwa towaru usługi |
Symbol SWW/KU |
J.m |
Ilość |
Cena jedn. bez podatku |
Wartość bez podatku |
Podatek Stawka Kwota |
Wartość z podatkiem |
Cena jedn. z podatkiem |
1 | Towar AAAA | szt |
8.32 |
8.10 |
67.39 |
22.0 14.83 |
82.22 |
9.88 |
|
2 | Towar BBBB | ton | 3.265 |
0.90 |
2.94 |
22.0 0.65 |
3.59 |
1.10 |
|
W tym |
70.33 |
22.0 15.47 |
85.80 |
||||||
Razem |
70.33 |
15.47 |
85.80 |
Proszę zauważyć, że suma kolumny
Podatek różni się o 1 grosz od podatku wyliczonego od sumy wartości bez podatku! Tym samym, niejako automatycznie, powstaje różnica w sumie kolumny Wartość wraz z podatkiem. Jest to efekt zaokrągleń powstających przy obliczaniu podatku w każdej pozycji. Tymczasem, obliczając podatek należny według stawek podatku VAT, konieczne jest liczenie podatku od sumy wartości netto. Dlatego kolumny Podatek i Wartość wraz z podatkiem należy na fakturze traktować informacyjnie, podobnie jak Cenę jednostkową brutto, która w poz. 1 jest zaokrąglona w dół, zaś w poz. 2 - w górę do pełnych groszy.W programie przyjęto (zgodną z zarządzeniem Min. Fin.) zasadę obliczania kwoty podatku należnego jako odpowiedniego procentu od
sumy wartości netto, a nie jako sumy poszczególnych podatków. Odpowiednio łączna wartość brutto do suma wartości netto powiększona obliczony podatek. Uzyskana w ten sposób kwota DO ZAPŁATY jest obciążona najmniejszym błędem. Aby uniknąć nieporozumień proponujemy drukować faktury bez kwoty podatku dla każdej pozycji - umożliwia to odpowiedni przełącznik ustawiany przy przejściu do drukowania dokumentu.
P: Jak wydrukować fakturę Pro Forma?
O: Funkcję tą w
Systemie MaFi spełniają faktury stałe.
P: Czy można ustawić fakturowanie tak, by więcej pozycji znalazło się na str
onie?O: W opcji
stałe parametry programu można ustawić liczbę wierszy na stronie.
DRUKOWANIE
P: Moja drukarka nie drukuje (Windows 95)
O:
w systemie Windows należy wykonać:
P: Na mojej drukarce igłowej nie mieszczą się wydruki z Ewidencji VAT i Księgi Poda
tkowej.O: Dla niektórych drukarek 9-cioigłowych (np. Epson LX-100, NEC Pinwriter P29) konieczne może być przestawienie opcji (programowej lub mikroprzełączn
ika drukarki) odpowiadającej za ustawienie CHARACTER SPACING na 10cpi (a nie 12cpi) dla uzyskania poprawnych wydruków Ewidencji VAT i Księgi Podatkowej.
P: Podczas drukowania Księgi Podatkowej lub Ewidencji VAT na drukarce 10-ciocalowej na papierze ciągłym druga kartka jest drukowana na zgięciu papi
eru.O: Należy zmienić w odpowiednim programie ustawienie parametru konfiguracji PRZESKOK PERFORACJI
P: Podczas drukowania Księgi Podatkowej lub Ewidencji VAT na igłowej druka
rce 10-cio calowej druk jest rozchwiany, litery nieczytelneO: Najprawdopodobniej uszkodzona jest głowica drukująca. Jeżeli w innych w
ydrukach, np. faktur linie pionowe są zygzakiem, to należy dokonać wymiany głowicy drukarki w serwisie.
P: Podczas drukowania tekst nie mieści się na kartce, pomiędzy kolejnymi wie
rszami zdarzają się dodatkowe puste wiersze, dzieli wydruk na kilka stronO: Najprawdopodobniej w programie System w PARAMETRACH PROGRAMU ustawiono zły typ drukarki (np. 9-cio igłową, gdy drukowanie odbywa się na las
erowej).
P: Moja drukarka igłowa nie drukuje ramek na fakturach, zamiast nich są l
iteryO: Należy ustawić drukarkę w tryb pracy IBM Pro lub Epson, albo w
Systemie MaFi w parametrach stanowiska (program System) ustawić drukowanie ramek ze znaków |-
P: Jak wydru
kować jeszcze raz wystawiony przelew?O: Po wydrukowaniu przelewu informacja o nim jest przekazywana do tzw. zbiorówki
. Tam też można ponownie wydrukować już wystawiony przelew. Szczegóły w dokumentacji programu Przelewy.
P: Jak wydrukować ponownie już wystawioną fakturę?
O: w programie Fakturowanie VAT należy wejść do rejestru WYSTAWIONYCH FAKTUR. Po naciśnięciu
Spacji otrzymamy dostęp do wystawionego dokumentu i klawiszem F2 możemy go ponownie wydrukować bez ponownego odnotowywania w Ewidencji VAT ani w buforze księgowania.
INNE PROBLEMY
P: Czy inwentaryzacja w magazynie na koniec roku musi być przeprowadzona dokładnie 31 grudnia?
O: w zasadzie tak. Jednakże, jeśli zachowamy wszystkie dokumenty PZ/WZ/MM/RW/PW wystawione po 31 grudnia, to można będzie przeprowadzić inwentaryzację wsteczną. Jednak zalecamy wykonywanie inwentaryzacji końcowej we właśc
iwym terminie.
P: Jakie operacje należy przeprowadzić kończąc rok rozlicz
eniowy?O: Wykonać operacje KONIEC ROKU w programach: Amortyzacja, Księga P
odatkowa (Ryczałt) i oczywiście inwentaryzację w Magazyn. Dla przyspieszenia pracy można usunąć dokumenty z rejestrów w Fakturowaniu, Ewidencji VAT i Magazynie. Wskazane byłoby pozostawienie dokumentów grudniowych i usunięcie ich później. Nie należy wykonywać OTWARCIA w żadnym programie - powoduje to wyczyszczenie rejestrów dokumentów.
P: Jak wpisać do Księgi Podatkowej wartość towaru w magazynie (inwentaryz
ację na początek)?O: Inwentaryzację na początek roku wpisujemy jako dokument nr 1 w Księdze Podatkowej (nie w kwotach OTWARCIA - służy to do przeniesienia stanów księgi przy rozpoczęciu księgowania w trakcie roku, nie od 1 stycznia). Kwotę można wpisać w kol. 16 lub w polu
uwagi, w ten sposób nie będzie uwzględniana w obliczeniach miesięcznych.
P: Wprowadziłem wszystkie dokumenty z bieżącego miesiąca. Co należy teraz zrobić?
O: w czterech modułach
Systemu MaFi występuje operacja ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA. Są to:W
takiej kolejności powinno dokonywać się zamykania miesiąca.
P: Po ponownym zamknięciu miesiąca w Księdze Podatkowej deklaracja PIT-5 nadal podaje stare dane. Dlacz
ego?O: Jeżeli chcemy wymusić wczytanie zmienionych danych do deklaracji PIT-5, trzeba wykonać operację WCZYTAJ DANE.
P: Jak anulować zamknięcie miesiąca w Księdze Podatkowej? Zapomniałem dop
isać jeden dokument.O: Przy zamykaniu miesiąca Księga Podatkowa (także Ryczałt) tworzą archiwum danych bezpośrednio sprzed zamknięcia miesiąca. Wystarczy odtworzyć dane z pliku archiwalnego z ostatnio zamknięty miesiąc operacją OBSŁUGA ARCHIWUM|Z ARCHIWUM. Np. plik kp-mc-05 zawiera dane bezpośrednio sprzed zamknięcia maja (05). Po dopisaniu dokumentu można ponownie z
amknąć miesiąc.
P: Czy program mógłby j
eszcze .......?O: Zasadniczo programy Systemu MaFi
wykonują tylko przewidziane operacje. Jednakże zbieramy sugestie użytkowników, analizujemy je i w miarę możliwości i zainteresowania większej liczby osób wprowadzamy do systemu. Indywidualne zmiany są możliwe po uzgodnieniu.