PŁACE

Program Płace umożliwia prowadzenie rozliczenia wynagrodzeń pracowników firmy. Program pozwala na:

  1. tworzenie i prowadzenie listy płac
  2. wykonywanie wydruków z listy płac
  3. przenoszenie informacji z listy płac do innych elementów Systemu MaFi:
    1. poprzez bufor księgowania do Księgi Podatkowej lub Ryczałtu,
    2. bufora przelewów, dla pracowników posiadających konta bankowe, a tym samym do programu Przelewy
  4. gromadzenie informacje o dokonanych wypłatach umożliwiając tym samym wykonanie druku PIT 11, PIT 4, karty wynagrodzeń i zestawienia wypłat z dowolnych okresów.

Program współpracuje z Programem Płatnika przygotowując dane dla druków:

  1. ZUS RCA – raport imienny dla płatników uprawnionych do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego,
  2. ZUS RNA – raport imienny dla płatników nieuprawnionych do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego,
  3. ZUS RSA – raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.

Dalej omówiono główne elementy programu.

OSOBY

Operacja umożliwia prowadzenie kartoteki pracowników i informacji o pracownikach potrzebnych do wykonania druków PIT 11 i przeniesienia danych do Programu Płatnika.

UWAGA: Przed wpisaniem pracownika na listę należy wpisać imię i nazwisko pracownika i nie zmieniać później tych pól.

Pozostałe pola można wypełniać później i dowolnie je zmieniać.

Tabela osób zawiera ukryte pole identyfikator osoby, nadawane automatycznie w trakcie wprowadzania danych pracownika do tabeli. Identyfikator ten służy do jednoznacznego rozpoznawania pracownika w rejestrach programu. Po usunięciu i ponownym wpisaniu osoby zostanie nadany jej inny numer (!) identyfikatora osoby, co powodować będzie nieprawidłowe przydzielanie zapisów listy i kartoteki wypłat do osoby. Dlatego też w zasadzie nie należy kasować osób z kartoteki osób, a przynajmniej do momentu, gdy informacje o danym pracowniku istnieją w innych tabelach programu (listach płac, kartotece wynagrodzeń, wykazie przerw w opłacaniu składek) a szczególnie wtedy, gdy nie wydrukowano dla danej osoby druku PIT-11 i kartoteki wynagrodzeń. Zmiany danych dokonywać należy zawsze w danych odpowiedniego pracownika.

LISTA PŁAC

Operacja umożliwia prowadzenie list płac. Każdej wypłacie odpowiada oddzielna lista płac. Listę tworzy się za pomocą operacji Nowa lista z menu głównego a wybiera się do przetwarzania operacją F3 - zmiana listy. Utworzyć można pustą listę płac lub, wybierając listę z poprzedniego miesiąca, uzupełnić ją o nowe osoby, zmienić wynagrodzenia itp.

Do listy wprowadza się osoby (F2 - nowa osoba wybierając je z kartoteki pracowników. Podczas wprowadzania osoby do listy kopiowane są automatycznie pola Imię, Nazwisko i identyfikator osoby.

Lista zawiera pola, które można wypełniać (żółte) i obliczane przez program (niebieskie). Użytkownik może zablokować formułę obliczeniową zmieniając pole obliczane przez program na pole, w które można wpisywać dane naciskając Ctrl-B. Użytkownik może także zablokować przeliczanie i wpisywanie danych do całego paska listy (F9 - blokowanie), wówczas pola tego paska będą wyświetlane na ekranie w kolorze czerwonym. Polecamy blokować paski, z których dokonano wypłaty. Blokowania pasków dokonuje automatycznie program podczas księgowania wypłaty.

Pole Kod przekroczenia zawiera informacje o:

W przypadku zbieżności zdarzeń kody należy dodawać, np. jeżeli pracownik przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, a płaci podatek według drugiej skali podatkowej, to należy wpisać kod 11 lub 12 lub 13.

Dalej omówiono operacje dostępne podczas pracy z listą płac

Operacja F4 - wypłata:

Operacja F5 - druki umożliwia wykonanie druków i przesłanie danych – można wybrać:

  1. Paski - pracownicy – drukuje elementy wynagrodzeń dla poszczególnych osób
  2. Zestawienie zbiorcze – drukuje podsumowanie listy w formie “pasków”
  3. Lista płac – drukuje listę płac. UWAGA: ze względu na rozmiar druku wymaga drukarki obracającej druk lub drukarki z 15-calowym wałkiem
  4. Lista płac - podsumowanie – drukuje podsumowanie listy
  5. Do programu płatnika RNA – przygotowuje dane do druku RNA Programu Płatnika, dane są zapisywane w pliku o nazwie nnmmRNA.KDU, gdzie nn to identyfikator raportu, mm – miesiąc raportu. Raport należy wczytać w programie płatnika (opis poniżej)
  6. Do programu płatnika RCA – przygotowuje dane do druku RCA Programu Płatnika, dane są zapisywane w pliku o nazwie nnmmRCA.KDU (wyjaśnienia patrz wyżej)
  7. Do bufora księgowania – oblicza dane i umożliwia zapis do bufora księgowania Systemu MaFi. Operacja jest też proponowana do wykonania podczas operacji F4 - wypłata
  8. Do przelewów – wszyscy – zapisuje do bufora przelewów dane z kolumny Do wypłaty dla osób, które w kartotece osób mają wypełnione pole Rachunek osobisty pracownika / Nr konta
  9. Do przelewów – bieżący – zapisuje do bufora przelewów dane z kolumny Do wypłaty dla osoby na której ustawiony jest kursor, osoba ta musi mieć wypełnione pole Rachunek osobisty pracownika / Nr konta

Jak w całym Systemie MaFi, także podczas pracy z listą płac działa kalkulator wyliczający dowolne wyrażenia (Alt-W). Ustawiając kursor w dowolnym polu listy i uruchamiając kalkulator można wyliczyć np.:
            wynagrodzenie zasadnicze = godz. x stawka.

TABELA POMOCNICZA

Tabela umożliwia obliczanie i następnie przeniesienie do listy płac kolumn:

Tabela pomocnicza powstaje automatycznie przy tworzeniu listy płac. Należy najpierw utworzyć listę płac, wpisać pracowników a następnie przejść do tabeli pomocniczej pobierając osoby z listy płac (F4) lub skorzystać z klawisza F2.

Kwoty wyliczane w tabeli pomocniczej są przenoszone tylko dla osób znajdujących się już na liście płac. Tabela może być prowadzona dla wszystkich lub tylko wybranych pracowników. Można także w ogóle z niej nie korzystać. Przenoszenie danych odbywa się z poziomu listy płac z menu wywołanego klawiszem F10 funkcją wstaw kwoty z tabeli pomocniczej.

Zablokowanie na liście płac wpisywania do danego pola zablokuje także przenoszenie danych z tabeli pomocniczej.

STAŁE LISTY

Formularz zawiera stałe dane potrzebne do obliczenia pól listy płac. Formularz ten trzeba koniecznie wypełnić i zapisać przed rozpoczęciem pracy nad listami płac. Można dowolnie wpisać nazwy dwóch składników wynagrodzeń (np. urlop) oznaczonych wstępnie jako inne1 i inne2. Należy pamiętać, że będą to składniki, od których wyliczane będą składki ZUS i podatek dochodowy

NOWA LISTA

Formularz umożliwiający utworzenie nowej listy płac. Listę należy tworzyć dla każdego miesiąca rozliczeniowego. Pracodawca może tworzyć kilka list płac w danym miesiącu, dzieląc pracowników na grupy. Może także wynagrodzenia dodatkowe zamieszczać na oddzielnych listach.

Tworzona lista jest zapisywana w pliku o nazwie tworzonej wg szablonu

Lmmrrddd.DAT, gdzie:

Pole “Lista wzorzec” umożliwia wybranie istniejącej listy w celu przeniesienia danych ze wskazanej listy do nowej listy płac. Wstępnie program proponuje listę, która jest aktualnie otwarta w operacji Lista płac, ale użytkownik może dowolnie zmienić listę. Podczas kopiowania pasków z listy wzorca, kasowany jest znacznik Blokowanie wpisywania i obliczania.

Używanie listy - wzorca znacznie skraca czas potrzebny na wypełnienie listy.

KARTOTEKA WYNAGRODZEŃ

W celu umożliwienia wykonywania zestawień z wielu list płac program prowadzi kartotekę wynagrodzeń pełniącą funkcję rejestru danych. Kartoteka zawiera kopie list płac, można także dopisać paski wypłacone poza programem Płace. Paski w kartotece wynagrodzeń nie są przeliczane, w każde pole można wpisać dowolną wartość. Wynagrodzenia z list płac zapisywane są do kartoteki wynagrodzeń funkcją F4 - wypłata z operacji Lista płac. Dalej omówiono operacje dostępne w kartotece wynagrodzeń.

F7 - kolejność - kartotekę wynagrodzeń można przeglądać w kolejności “Nazwisko, imię, data wypłaty” lub “Data wypłaty, nazwisko, imię”.

F6 - filtr - w kartotece można używać filtru umożliwiającego wybranie pewnych konkretnych zapisów. Filtr można ustawiać na pola:

F5 - druki - wykonuje następujące druki:

PRZERWY W OPŁACANIU SKŁADEK

Tabela umożliwiająca utworzenie pliku z formularzem ZUS RSA - raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek. Tabela ułatwia tworzenie raportu ZUS RSA pobierając dane o pracowniku z tabeli osób. Po przeniesieniu do Programu Płatnika (funkcja F4) przy każdym nazwisku pojawi się znacznik W oznaczający wykonanie. Jeżeli z dowolnych przyczyn przeniesienie danych do Programu Płatnika nie powiedzie się, znacznik ten można zlikwidować naciskając F6.

WŁAŚCICIELE – LISTA

Operacja ta umożliwia rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne osób prowadzących działalność gospodarczą i osób współpracujących z nimi a następnie przygotowanie danych dla Programu Płatnika (druk RNA lub RCA). Zasady postępowanie są identyczne jak w przypadku Listy płac.

WŁAŚCICIELE – NOWA LISTA

Operacja umożliwiająca utworzenie nowej listy rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne osób prowadzących działalność gospodarczą. Dostępne funkcje są analogiczne do operacji Nowa lista.

DRUKI

Umożliwia wypełnianie podstawowych druków związanych z zatrudnianiem pracowników, np. umowy o pracę, świadectwa pracy itp.

DANE FIRMY / PŁATNIKA

Formularz wpisywania danych firmy potrzebnych do wypełniania druków PIT-4, PIT-11 oraz danych przesyłanych do Programu Płatnika do dokumentów ZUS RCA i ZUS RNA.

NAPRAWA BAZ DANYCH

Podczas otwierania tabel program sprawdza poprawność zakończenia ostatniej sesji i w razie potrzeby dokonuje naprawy plików danych. Użytkownik może wymusić weryfikację plików danych jeżeli kasował większą liczbę danych lub gdy ma wątpliwości związane z niepoprawną pracą systemu komputerowego. Operacja buduje od nowa tabele danych i pliki indeksowe tabel: Osoby (pliki osoby.*) Przerwy w opłacaniu składek (plik przerwy.*) oraz Kartoteki wynagrodzeń (pliki kart_wyn.*).

UWAGA: Nie są naprawiane tabele list płac. Aby wymusić naprawę tabeli listy płac należy skasować “ręcznie” jej plik indeksowy o nazwie nazwa_listy_płac.ix poczym otworzyć tę listę.

USUNIECIE PLIKÓW

Operacja umożliwia usunięcie list płac i plików typu KDU tworzonych dla Programu Płatnika. Użytkownik może usuwać wszystkie zamknięte listy i pliki KDU, których już nie będzie używał.

PRZENOSZENIE DANYCH DO PROGRAMU PŁATNIKA

Aby wczytać dokumenty ZUS przygotowane przez program Płace do Programu Płatnika, należy:

  1. W programie Płace utworzyć pliki, które będą odczytane w Programie Płatnika:

Utworzone pliki mają nazwę zgodną z szablonem NNMMZZZ.KDU, gdzie:

Pliki umieszczone są w kartotece PLACE wybranego podatnika. Np. jeśli System MaFi umieszczony jest w kartotece MAFI-00, a podatnika nazwano SKLEP, to pliki KDU umieszczone są w kartotece MAFI-00\SLKEP\PLACE.

  1. W Programie Płatnika:

KOLEJNE CZYNNOŚCI PRZY PIERWSZYM URUCHOMIENIU PROGRAMU PŁACE

  1. Uruchomić operację Osoby, funkcją F2 wpisać dane pracowników. Jeżeli nie będzie się korzystać z Programu Płatnika można nie wprowadzać informacji koniecznych dla Programu Płatnika.
  2. Uruchomić operację Stałe listy – wpisać dane i zatwierdzić F2.
  3. Uruchomić operację Dane firmy/płatnika – wypełnić, zapisać F2.
  4. Uruchomić operację Nowa lista – wpisać nazwę. Ponieważ będzie to pierwsza lista, więc nie można skorzystać ze wzorca. Utworzyć pustą listę (F2).
  5. Uruchomić operację Lista płac – wpisać nazwiska pracowników przez wybranie z kartoteki osób (F2). Wypełnić pola wynagrodzeń lub skorzystać z tabeli pomocniczej.