Najczęściej zadawane pytania

W rozdziale tym omówiono pytania często stawiane przez użytkowników Systemu MaFi. Jeżeli wystąpią poważniejsze kłopoty, prosimy o kontakt z PPU Micro telefonicznie lub e-mailem (mafi@micro.pl) poradzimy, jak rozwiązać występujący problem 

PROBLEMY OGÓLNE

P: Przy uruchomieniu Systemu MaFi pojawia się informacja o braku pamięci operacyjnej:

O: Do w pełni bezpiecznej pracy System MaFi wymaga ok. 550 KB wolnej konwencjonalnej pamięci operacyjnej. Wielkość ta jest kontrolowana w momencie uruchomienia systemu. Brak pamięci wolnej konwencjonalnej może spowodować niepoprawną pracę np. Ewidencji VAT czy Sprzedaży. W razie pojawienia się takiego komunikatu, przed uruchomieniem systemu należy dodać na początku pliku CONFIG.SYS wywołanie

DEVICE=C:\DOS\HIMEM.SYS
DEVICE=C:\DOS\EMM386.EXE RAM
DOS=HIGH,UMB

dla WINDOWS  zamiast C:\DOS\ wpisać należy C:\WINDOWS\

W kolejnych wierszach CONFIG.SYS wszystkie wywołania DEVICE należy zamienić na DEVICEHIGH

P: Programy nie drukują, nie działa archiwowanie itp.

O: Błędnie uruchomiono System MaFi. Poprawnie system uruchamia się poleceniem MAFI (plik MAFI.BAT z kartoteki systemu) – por. WSTĘP | Uruchomienie systemu.

 

P: Po zainstalowaniu System MaFi nie uruchamia się.

O: Należy sprawdzić, czy wykonano instalowanie podatnika (w kartotece Systemu MaFi powinna pojawić się podkartoteka o nazwie takiej, jak nazwa podatnika).

P: Jak System MaFi przechowuje wprowadzone dane?

O: Gdy w programie instalacyjnym wykonujemy DODANIE PODATNIKA, w kartotece Systemu MaFi (np. w MAFI-8 wersji 8.0) tworzona jest podkartoteka o nazwie identycznej jak wprowadzona nazwa dla instalowanego podatnika. Po uruchomieniu Systemu MaFi nazwa kartoteki podatnika widoczna jest ponad główną ofertą systemu. w tej kartotece tworzone są podkartoteki z danymi dla każdego programu, np. AMORT dla Amortyzacji, FAKTURAV dla Fakturowania VAT, PISMA dla programu DRUKI. Bezpośrednio w kartotece podatnika przechowywane są pliki buforów.

P: Którą kartotekę trzeba skopiować, by przenieść komplet danych na inny komputer?

O: Kartotekę podatnika wraz z podkartotekami.

P: Czy mogę używać mojej kopii Systemu MaFi na dwóch komputerach?

O: Warunki licencji ograniczają jedynie liczbę obsługiwanych firm, w obrębie własnej firmy można zainstalować dowolnie wiele kopii programu.

P: Mam dwa stanowiska. Jak przenieść między dane między komputerami?

O: Najbezpieczniejsza i najszybsza metoda to zrobienie kopii wszystkich wprowadzonych danych na dyskietkach na stanowisku nr 1 i odtworzenie tej kopii na stanowisku nr 2. Wówczas stanowisko nr 2 będzie miało identyczne dane jak nr 1. Wykonać to można np. w programie System operacją ARCHIWIZACJA KOMPLETNA. Ponadto można:

  1. Przenosić wybrane, zaznaczone w rejestrze dokumenty na dyskietkę (F5 przy przeglądaniu rejestru dokumentów wystawionych) i doczytywać je na drugim stanowisku (Ctrl-F5 przy przeglądaniu rejestru dokumentów wystawionych). Dotyczy to Fakturowania VAT, Ewidencji VAT i Magazynu. Przy przenoszeniu w ten sposób dokumentów magazynowych (WZ/PZ) należy wcześniej utworzyć na obu stanowiskach ten sam zestaw magazynów, ponieważ dołączane dokumenty PZ i WZ będą zmieniać stany magazynowe towarów! UWAGA: Przy dużej liczbie dokumentów jest to metoda czasochłonna, dla przyspieszenia odczytu z dyskietek warto wtedy przekopiować pliki z dyskietki na dysk stały (np. C:) do kartoteki głównej.
  2. Można przenosić bufory: księgowania i ewidencji (wystawionych faktur) na dyskietki (por. opis programu Biuro Rachunkowe).

P: Jak często wykonywać kopie archiwalne na dyskietki?

O: Co najmniej raz na tydzień.

P: Czy do archiwowania można używać innych urządzeń np. napędów ZIP czy innego dysku stałego?

O: Oczywiście. Dla ułatwienia korzystania z nich można potraktować takie urządzenie jako substytut dyskietki B:. Wtedy kopię danych robimy po prostu na dysk B:. Wymaga to dopisania jednego wiersza w pliku autoexec.bat po wierszu z poleceniem PATH. i tak, jeśli napęd ZIP mamy dostępny pod literą E:, to dopisujemy

SUBST B: E:

Jeżeli natomiast kartotekę KOPIA na dysku D: chcemy używać do archiwowania, do dopisujemy

SUBST B: D:

UWAGA: dysk D: powinien być fizycznie innym dyskiem tak, by wykluczyć możliwość utraty kopii danych w wyniku awarii jednego dysku.

P: Wyłączono mi prąd w czasie pracy. Co należy zrobić?

O: Przede wszystkim zabezpieczać się przed tego typu sytuacjami. Dobrym rozwiązaniem jest zakupienie zasilacza awaryjnego, tzw. UPS. Bezwzględnie natomiast należy przynajmniej raz w tygodniu wykonywać kopie danych na dyskietki programem System. Jeżeli już doszło do awarii, to należy:

  1. Przetestować dysk, np. programem ScanDisk dołączanym do systemu operacyjnego MS-DOS i Windows 95/98
  2. Uruchomić program, w którym pracowaliśmy w momencie awarii zasilania i skontrolować dane. Dla programów Fakturowanie, Magazyn, Ewidencja VAT bezwzględnie należy wykonać PORZĄDKOWANIE ZBIORÓW
  3. Sprawdzić, czy wszystkie posiadane programy uruchamiają się poprawnie

Jeżeli w którymkolwiek z programów przy uruchomieniu pojawi się komunikat o błędzie dostępu do danych, należy odtworzyć dane z tego programu z kopii na dyskietce programem System, najlepiej przez KOPIOWANIE Z DYSKIETKI i dopisać brakujące dokumenty. Zastosowane w Systemie MaFi rozdzielenie danych z poszczególnych programów pozwala na zminimalizowanie ewentualnych strat, tzn. jeżeli straciliśmy część danych o wystawionych fakturach w rejestrze Fakturowania VAT, to najprawdopodobniej odpowiednie zapisy w Ewidencji VAT i buforze księgowania nie zostaną uszkodzone. w takim przypadku w zasadzie można nawet zrezygnować z uzupełnienia rejestru faktur wystawionych.

P: Giną dane, programy błędnie zapisują:

O: Wystąpiły przekłamania podczas zapisu na dysk, np. w wyniku wyłączenia zasilania podczas pracy komputera. Konieczne jest dokonanie kontroli dysku co najmniej za pomocą programu ScanDisk lub innego testującego poprawność struktury plików dysku.

P: Przy odwołaniu do Księgi Adresowej podczas wystawiania faktur pojawia się komunikat "Brak pliku indeksowego", który nie występuje przy uruchomieniu samej Księgi Adresowej. Jak temu zapobiec?

O: Najprawdopodobniej w pliku config.sys ustawiono zbyt mały parametr FILES. Powinien on wynosić co najmniej 45, czyli w pliku config.sys powinien znaleźć się wiersz

FILES=45

przy czym, jeżeli zdefiniowano część [COMMON], to właśnie w tej części.

P: Otrzymałem dyskietki z dodatkowymi zamówionymi modułami Systemu MaFi. Jak mam je zainstalować, aby nie uszkodzić już wprowadzonych danych?

O: Wszystkie wprowadzone dane są przechowywane w tzw. kartotece podatnika. Jest to specjalnie utworzona podkartoteka o nazwie takiej, jaką podano przy instalowaniu podatnika. Nazwa ta jest widoczna w głównej ofercie Systemu MaFi u góry ekranu (podatnik). Żadna opcja w programie instalacyjnym nie zmienia zawartości kartoteki podatnika. W naszym przypadku w programie instalacyjnym powinna zostać wybrana opcja INSTALACJA PROGRAMÓW. Spowoduje to uaktualnienie już zainstalowanych programów oraz uaktywnienie nowo zakupionych.

P: Czy można przenieść dane (np. zawartość magazynu) z innego programu do Systemu MaFi?

O: Przeniesienie danych będzie wymagać przygotowania specjalnego oprogramowania - w razie potrzeby prosimy o kontakt.

P: Czy można przenieść dane z programów Systemu MaFi do innych programów?

O: W niektórych programach wbudowano funkcje zapisu danych na dysku w pliku tekstowym w standardzie akceptowanym przez arkusze kalkulacyjne. Wprogramie Ekonom wbudowano mechanizm pozwalający zapisać dane z Księgi Podatkowej (Ryczałtu), Księga Adresowa może zamiast drukowania na drukarce zapisać adresy na dysku do pliku tekstowego o rozszerzeniu TXT, Fakturowanie VAT zapisuje i odczytuje dane w cenniku. Przeniesienie danych w innej postaci może wymagać przygotowania specjalnego oprogramowania - w razie potrzeby prosimy o kontakt.

P: Co mam przesłać, aby uzyskać pomoc w razi awarii?

O: Jak najbardziej szczegółowy opis problemu, dane o sprzęcie (typ komputera, ilość pamięci operacyjnej, rozmiar dysku, typ drukarki), nazwę i numer wersji używanego systemu operacyjnego, numer wersji, datę zakupu i numer użytkownika Systemu MaFi, kopię zawartości plików autoexec.bat i config.sys.

P: Czy System MaFi może współpracować z drukarką fiskalną? Jak rozliczana jest wtedy Ewidencja VAT?

O: System MaFi współpracuje z drukarkami fiskalnymi firmy POSNET, Optimus oraz Elzab. Konieczne jest dokupienie w PPU Micro specjalizowanych programów obsługi dla danego typu drukarki i po ich zainstalowaniu ustawienie odpowiednich parametrów w programie System w opcji Parametry Stanowiska i Dane Firmy. Przy korzystaniu z drukarki fiskalnej raporty okresowe wpisujemy do Ewidencji VAT w sprzedaży pozostałej z podziałem na stawki VAT. Przy rozliczaniu podatku VAT z wykorzystaniem urządzenia fiskalnego program Ewidencja VAT nie uwzględnia ewidencji rachunków uproszczonych dla osób fizycznych oraz, jeśli w Systemie ustawiono drukowanie paragonów fiskalnych dla wszystkich dokumentów, pomijana jest ewidencja faktur VAT. Program poinformuje, jakie ewidencje nie były brane pod uwagę przy rozliczaniu podatku.

P: Jaka powinna być kolejność wprowadzania dokumentów, aby zminimalizować liczbę operacji?

O: Ponieważ w zasadzie każdy wystawiony dokument trafia do bufora księgowania, ostatnim etapem powinno być umieszczanie dokumentów w Księdze Podatkowej (Ryczałcie). Ponadto faktury VAT rachunki uproszczone są automatycznie umieszczane w Ewidencji VAT. Dlatego proponujemy najpierw księgować dokumenty magazynowe, następnie sprzedaży (faktury i rachunki). Oczywiście może być to naprzemienne. Następnym etapem będzie skontrolowanie i uzupełnienie zapisów w Ewidencji VAT (dokumenty sprzedaży zostaną automatycznie dopisane z buforów ewidencji), a ostatnim księgowanie w Księdze Podatkowej.

P: Jak uchronić się przed dokonywaniem zmian w danych przez pracowników?

O: Dostęp do każdego programu Systemu MaFi może być chroniony osobnym hasłem ustalanym w programie System. Do newralgicznych danych powinny mieć dostęp tylko kompetentne osoby.

P: Jak działają tzw. bufory?

O: W programie komunikacja między programami odbywa się poprzez bufory. I tak:

KOMUNIKACJA Z SYSTEMAMI BANKOWOŚCI ELEKTRONICZNYMI

System MaFi umożliwia przesyłanie dnych w systemach bankoości elektronicznej. Program Przelewy zapisuje dane o przelewach (por. ZBIORÓWKA) w standardzie Elixir-O akceptowanym przez systemy bankowości elektronicznej.

 

EWIDENCJA VAT

P: Do czego służy RAPORT w Ewidencji VAT?

O: Jest to wstępne obliczenie należnego i naliczonego podatku VAT bez konieczności zamykania miesiąca. Pozwala w dowolnym momencie zorientować się w rozkładzie należnego i naliczonego podatku VAT.

P: Jak Ewidencja VAT rozlicza sprzedaż nieudokumentowaną?

O: Jeżeli w danym miesiącu wprowadzono kwotę brutto sprzedaży nieudokumentowanej w Ewidencji Sprzedaży Pozostałej, to przy zamknięciu miesiąca (lub podczas generowania raportu) program dokona rozbicia kwoty sprzedaży na stawki według Procentowych Wskaźników Zakupów Towarów Handlowych. Szczegóły w opisie programu Ewidencja VAT.

FAKTURY I RACHUNKI

P: Po wydrukowaniu faktury VAT od ceny netto okazało się, że suma wartości brutto poszczególnych pozycji jest inna niż w podsumowaniu. Podobnie jest z podatkiem. Jak to możliwe?

O: Rozważmy następujący przykład

Lp

Nazwa towaru usługi

Symbol

SWW/KU

J.m

Ilość

Cena jedn. bez podatku

Wartość bez podatku

Podatek

Stawka Kwota

Wartość z podatkiem

Cena jedn. z podatkiem

1 Towar AAAA szt

8.32

8.10

67.39

22.0 14.83

82.22

9.88

2 Towar BBBB ton 3.265

0.90

2.94

22.0 0.65

3.59

1.10

W tym

70.33

22.0 15.47

85.80

Razem

70.33

15.47

85.80

Proszę zauważyć, że suma kolumny Podatek różni się o 1 grosz od podatku wyliczonego od sumy wartości bez podatku! Tym samym, niejako automatycznie, powstaje różnica w sumie kolumny Wartość wraz z podatkiem. Jest to efekt zaokrągleń powstających przy obliczaniu podatku w każdej pozycji. Tymczasem, obliczając podatek należny według stawek podatku VAT, konieczne jest liczenie podatku od sumy wartości netto. Dlatego kolumny Podatek i Wartość wraz z podatkiem należy na fakturze traktować informacyjnie, podobnie jak Cenę jednostkową brutto, która w poz. 1 jest zaokrąglona w dół, zaś w poz. 2 - w górę do pełnych groszy.

W programie przyjęto (zgodną z zarządzeniem Min. Fin.) zasadę obliczania kwoty podatku należnego jako odpowiedniego procentu od sumy wartości netto, a nie jako sumy poszczególnych podatków. Odpowiednio łączna wartość brutto do suma wartości netto powiększona obliczony podatek. Uzyskana w ten sposób kwota DO ZAPŁATY jest obciążona najmniejszym błędem. Aby uniknąć nieporozumień proponujemy drukować faktury bez kwoty podatku dla każdej pozycji - umożliwia to odpowiedni przełącznik ustawiany przy przejściu do drukowania dokumentu.

P: Jak wydrukować fakturę Pro Forma?

O: Funkcję tą w Systemie MaFi spełniają faktury stałe.

P: Czy można ustawić fakturowanie tak, by więcej pozycji znalazło się na stronie?

O: W opcji stałe parametry programu można ustawić liczbę wierszy na stronie.

DRUKOWANIE

P: Moja drukarka nie drukuje (Windows 95)

O: w systemie Windows należy wykonać:

  1. w folderze MÓJ KOMPUTER otworzyć folder DRUKARKI i prawym guzikiem myszy rozwinąć ofertę dla tej drukarki
  2. wybrać właściwości i zakładkę szczegóły
  3. po naciśnięciu guzika ustawienia portu wyłączyć obie przełączalne opcje i nacisnąć OK
  4. wybrać ustawienia buforowania i włączyć opcję Drukuj bezpośrednio do drukarki.

P: Na mojej drukarce igłowej nie mieszczą się wydruki z Ewidencji VAT i Księgi Podatkowej.

O: Dla niektórych drukarek 9-cioigłowych (np. Epson LX-100, NEC Pinwriter P29) konieczne może być przestawienie opcji (programowej lub mikroprzełącznika drukarki) odpowiadającej za ustawienie CHARACTER SPACING na 10cpi (a nie 12cpi) dla uzyskania poprawnych wydruków Ewidencji VAT i Księgi Podatkowej.

P: Podczas drukowania Księgi Podatkowej lub Ewidencji VAT na drukarce 10-ciocalowej na papierze ciągłym druga kartka jest drukowana na zgięciu papieru.

O: Należy zmienić w odpowiednim programie ustawienie parametru konfiguracji PRZESKOK PERFORACJI

P: Podczas drukowania Księgi Podatkowej lub Ewidencji VAT na igłowej drukarce 10-cio calowej druk jest rozchwiany, litery nieczytelne

O: Najprawdopodobniej uszkodzona jest głowica drukująca. Jeżeli w innych wydrukach, np. faktur linie pionowe są zygzakiem, to należy dokonać wymiany głowicy drukarki w serwisie.

P: Podczas drukowania tekst nie mieści się na kartce, pomiędzy kolejnymi wierszami zdarzają się dodatkowe puste wiersze, dzieli wydruk na kilka stron

O: Najprawdopodobniej w programie System w PARAMETRACH PROGRAMU ustawiono zły typ drukarki (np. 9-cio igłową, gdy drukowanie odbywa się na laserowej).

P: Moja drukarka igłowa nie drukuje ramek na fakturach, zamiast nich są litery

O: Należy ustawić drukarkę w tryb pracy IBM Pro lub Epson, albo w Systemie MaFi w parametrach stanowiska (program System) ustawić drukowanie ramek ze znaków |-

P: Jak wydrukować jeszcze raz wystawiony przelew?

O: Po wydrukowaniu przelewu informacja o nim jest przekazywana do tzw. zbiorówki. Tam też można ponownie wydrukować już wystawiony przelew. Szczegóły w dokumentacji programu Przelewy.

P: Jak wydrukować ponownie już wystawioną fakturę?

O: w programie Fakturowanie VAT należy wejść do rejestru WYSTAWIONYCH FAKTUR. Po naciśnięciu Spacji otrzymamy dostęp do wystawionego dokumentu i klawiszem F2 możemy go ponownie wydrukować bez ponownego odnotowywania w Ewidencji VAT ani w buforze księgowania.

INNE PROBLEMY

P: Czy inwentaryzacja w magazynie na koniec roku musi być przeprowadzona dokładnie 31 grudnia?

O: w zasadzie tak. Jednakże, jeśli zachowamy wszystkie dokumenty PZ/WZ/MM/RW/PW wystawione po 31 grudnia, to można będzie przeprowadzić inwentaryzację wsteczną. Jednak zalecamy wykonywanie inwentaryzacji końcowej we właściwym terminie.

P: Jakie operacje należy przeprowadzić kończąc rok rozliczeniowy?

O: Wykonać operacje KONIEC ROKU w programach: Amortyzacja, Księga Podatkowa (Ryczałt) i oczywiście inwentaryzację w Magazyn. Dla przyspieszenia pracy można usunąć dokumenty z rejestrów w Fakturowaniu, Ewidencji VAT i Magazynie. Wskazane byłoby pozostawienie dokumentów grudniowych i usunięcie ich później. Nie należy wykonywać OTWARCIA w żadnym programie - powoduje to wyczyszczenie rejestrów dokumentów.

P: Jak wpisać do Księgi Podatkowej wartość towaru w magazynie (inwentaryzację na początek)?

O: Inwentaryzację na początek roku wpisujemy jako dokument nr 1 w Księdze Podatkowej (nie w kwotach OTWARCIA - służy to do przeniesienia stanów księgi przy rozpoczęciu księgowania w trakcie roku, nie od 1 stycznia). Kwotę można wpisać w kol. 16 lub w polu uwagi, w ten sposób nie będzie uwzględniana w obliczeniach miesięcznych.

P: Wprowadziłem wszystkie dokumenty z bieżącego miesiąca. Co należy teraz zrobić?

O: w czterech modułach Systemu MaFi występuje operacja ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA. Są to:

W takiej kolejności powinno dokonywać się zamykania miesiąca.

P: Po ponownym zamknięciu miesiąca w Księdze Podatkowej deklaracja PIT-5 nadal podaje stare dane. Dlaczego?

O: Jeżeli chcemy wymusić wczytanie zmienionych danych do deklaracji PIT-5, trzeba wykonać operację WCZYTAJ DANE.

P: Jak anulować zamknięcie miesiąca w Księdze Podatkowej? Zapomniałem dopisać jeden dokument.

O: Przy zamykaniu miesiąca Księga Podatkowa (także Ryczałt) tworzą archiwum danych bezpośrednio sprzed zamknięcia miesiąca. Wystarczy odtworzyć dane z pliku archiwalnego z ostatnio zamknięty miesiąc operacją OBSŁUGA ARCHIWUM|Z ARCHIWUM. Np. plik kp-mc-05 zawiera dane bezpośrednio sprzed zamknięcia maja (05). Po dopisaniu dokumentu można ponownie zamknąć miesiąc.

P: Czy program mógłby jeszcze .......?

O: Zasadniczo programy Systemu MaFi wykonują tylko przewidziane operacje. Jednakże zbieramy sugestie użytkowników, analizujemy je i w miarę możliwości i zainteresowania większej liczby osób wprowadzamy do systemu. Indywidualne zmiany są możliwe po uzgodnieniu.