EWIDENCJA VAT

Program służy do ewidencjonowania zakupów i sprzedaży dla podatników VAT. Przygotowuje także dane pozwalające wypełnić deklarację podatkową dla podatku od towarów i usług (VAT-7). w programie pojęcie ewidencja oznacza rejestr dokumentów, np. faktur VAT.

Dokumenty gromadzone są w oddzielnych ewidencjach sprzedaży dla oraz ewidencjach zakupów. Podział został dokonany zgodnie z logiczną strukturą deklaracji VAT-7, szczegóły omówiono dalej. Ze względu na brak wyróżnienia korekt na deklaracji VAT-7 dokumenty korygujące należy księgować do odpowiednich ewidencji wpisując ewentualnie ujemne kwoty.

Przed rozpoczęciem księgowania należy pamiętać o ustaleniu obowiązującego w bieżącym roku wskaźnika odliczeń dla zakupów pozostałych oraz wskaźnika odliczeń dla środków trwałych (por. Operacje pomocnicze). Bez ustawienia tych wskaźników nie będzie możliwe właściwe obliczanie podatku naliczonego od tych zakupów. Wskaźniki te zostaną automatycznie wyliczone w kolejnym roku przy zamykaniu stycznia.

Program umożliwia uaktywnienie do 20 zestawów rejestrów ewidencji (np. dla każdego punktu sprzedaży można prowadzić osobną ewidencję). Uaktywnienie zestawu polega na nadaniu nazwy danemu numerowi ewidencji w operacji ZMIANA AKTYWNEJ EWIDENCJI. Rejestry ewidencji są identyfikowane numerem (domyślnie aktywna jest ewidencja nr 1). Każdy zestaw ewidencji może być drukowany osobno (obsługuje się aktywny), natomiast rozliczenia podatku VAT są prowadzone zbiorczo dla wszystkich zestawów ewidencji. Zalecamy uaktywnianie tylko niezbędnej liczby zestawów ewidencji. Wprowadzenie większej liczby ewidencji spowoduje dłuższy czas uruchamiania programu (konieczność sprawdzenia dodatkowych buforów) oraz wydłuży obliczanie podatku przy zamknięciu miesiąca lub generowaniu raportu (analiza dodatkowych ewidencji).

Ewidencje mogą być uzupełniane automatycznie przez programy Fakturowanie VAT i Sprzedaż (ewidencje sprzedaży) oraz Magazyn (zakupy towarów handlowych) przesyłające informacje do odpowiednich buforów ewidencji o podanym numerze. Bezpośrednio po uruchomieniu program odczytuje zawartość buforów i automatycznie wprowadza dane do ewidencji. Wprowadzone dokumenty są porządkowane według dat w ramach danego miesiąca (dotyczy to także wprowadzonych w danym miesiącu dokumentów z poprzednich miesięcy). Podczas wprowadzania dokumentów bezpośrednio do ewidencji przez użytkownika można zapisywać je do bufora księgowania (co pozwala na ich szybkie umieszczenie w Księdze Podatkowej lub Ryczałcie) oraz do bufora rozrachunków (dla kontroli rozliczeń). Wprowadzanie jest ułatwione poprzez automatyczne obliczanie niektórych pól, np. wartości podatku, przy czym obliczoną wartość można dowolnie zmodyfikować (np. w razie niezgodności z fakturą).

Ewidencje są tworzone w cyklach miesięcznych. Po zakończeniu każdego miesiąca ewidencje powinny zostać wydrukowane. Przejście do tworzenia ewidencji za kolejny miesiąc następuje przez wykonanie operacji ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA. Dokumenty zbędne (np. sprzed roku) należy usuwać w celu przyspieszenia pracy programu.

Po uruchomieniu programu wyświetlana jest oferta dostępnych operacji. U góry oferty podawany jest miesiąc, dla którego tworzone są ewidencje, zaś u dołu numer aktywnego zestawu ewidencji.. Dalej omówiono poszczególne operacje.

Ewidencja sprzedaży

Umieszczono tutaj następujące ewidencje:

1. Ewidencja faktur VAT
2. Ewidencja faktur VAT dla osób fizycznych
3. Ewidencja sprzedaży pozostałej

Ewidencja sprzedaży pozostałej służy do gromadzenia danych o sprzedaży nieudokumentowanej oraz o innej sprzedaży (w sensie podatku VAT, np. raportów z drukarek i kas fiskalnych, darowizn, zamiany towaru na towar itp.).

Dla każdej ewidencji można:

Zaznaczania dokumentów dokonuje się klawiszem Insert (pojedyncze) lub + (grupa dokumentów z podanego okresu). Dodatkowe operacje omówiono w suflerze (F1).

Ewidencja pozostałej sprzedaży zawiera pole Sprzedaż nieudokumentowana (utarg brutto). Jeżeli zostanie tu w ciągu miesiąca wprowadzona dowolna wartość, to całość sprzedaży jest przy obliczaniu danych o podatku VAT (por. RAPORT i ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA) rozbijana na kwoty odpowiednich stawek VAT zgodnie z procentowymi wskaźnikami podziału sprzedaży obliczanymi na podstawie zapisów w ewidencji zakupów towarów handlowych oraz korekt tych zakupów zgodnie z obowiązującymi przepisami. Stawki oraz kwoty z rozbicia są przed uwzględnieniem w naliczanym podatku prezentowane na ekranie umożliwiając ich weryfikację. Rozbicie może być obliczane według jednego z trzech systemów. Można wybrać (F4):

ROZLICZANIE CAŁOŚCI SPRZEDAŻY WEDŁUG SYSTEMU:

SYSTEM 22% (proporcjonalny, dokładniejszy, przyjmowany domyślnie)
kwota netto jest obliczana z podzielonego utargu według wzoru
Netto22% = Brutto22% : 122%
Podatek22% = Netto22% * 22%
SYSTEM 18.03% (przybliżony)
kwota netto jest obliczana z podzielonego utargu według wzoru
Netto22% = Brutto22% - Brutto22% * 18.03%
Podatek22% = Brutto22% * 18.03%

Oba te systemy dzielą całość sprzedaży, po czym ustalają zobowiązanie podatkowe wynikające ze sprzedaży nieudokumentowanej. Wprowadziliśmy też dodatkowy system obliczeń dokonujący rozbicia wyłącznie wartości sprzedaży nieudokumentowanej bez uwzględniania całości sprzedaży. Jest to odpowiednik SYSTEMU 22%, ale tylko dla sprzedaży NIEUDOKUMENTOWANEJ.

UWAGA: Przy ustalaniu kwot rozbicia nie jest uwzględniana sprzedaż na eksport. Po zamknięciu miesiąca do bufora księgowania jest zapisywana sprzedaż nieudokumentowana w kwocie netto.

Ewidencja zakupów

Umieszczono tutaj następujące ewidencje:

1. Ewidencja zakupów inwestycyjnych
2. Ewidencja zakupów pozostałych
3. Ewidencja zakupów towarów handlowych
4. Ewidencja zakupów paliw do samochodów osobowych

Wszystkie operacje są identyczne jak dla ewidencji sprzedaży. Ewidencja zakupów towarów handlowych (i ich korekt) służy wyłącznie do rejestrowania zakupu towarów do dalszej odsprzedaży. Jest ona wykorzystywana do automatycznego obliczania procentowych wskaźników podziału sprzedaży opodatkowanej różnymi stawkami zgodnie z art. 30 i 31 ustawy o podatku VAT. Przy wprowadzaniu dokumentów do tej ewidencji istotne jest ustawienie pola Odliczenie podatku VAT (TAK/NIE zmieniane klawiszem Spacji). TAK oznacza zakupy od podatników VAT, natomiast NIE zakupy od dostawców nie będących podatnikami VAT lub zakupy z fakturą VAT wystawioną niezgodnie z art. 32 ustawy. Dokumenty te (z NIE) są uwzględniane przy obliczaniu współczynników podziału sprzedaży, ale nie jest odliczany podany na nich podatek.

Ewidencja transakcji pozostałych

Umieszczono tutaj następujące ewidencje:

1. Ewidencja wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów
2. Ewidencja innych transakcji

Wszystkie operacje są identyczne jak dla pozostałych ewidencji.

Wydruki ewidencji

Operacja ta pozwala utworzyć druki zawierające dokumenty z dowolnej ewidencji z wybranego miesiąca lub za podany okres umieszczone w aktywnym zestawie ewidencji.. Druki są umieszczane na dysku (każda kartka w osobnym pliku), można je przeglądać lub drukować. Sposób tworzenia druku zależy od ustawienia PARAMETRÓW KONFIGURACJI (por. OPERACJE POMOCNICZE). Kolejne pliki zawierające kartki ewidencji są oznaczane trzyliterowym symbolem ewidencji oraz numerem miesiąca i numerem kolejnym kartki w danym miesiącu. Kartki zawierające dokumenty z podanego okresu mają nazwę poprzedzoną znakiem tyldy (~) oraz numer kolejny kartki (bez podawania miesiąca). Znak tyldy umieszczony między numerem miesiąca a numerem kartki oznacza stronę druku z dodatkową stawką VAT (w 1998 – 2%). Przyjęto następujące symbole dla oznaczenia druków ewidencji:

SPF - sprzedaż według faktur VAT
SPR - sprzedaż – faktury VAT dla osób fizycznych (od cen brutto)
SPP - sprzedaż pozostała
Z-I - zakupy inwestycyjne
ZTH - zakupy towarów handlowych
Z-P - zakupy pozostałe
ZPS - zakupy paliw do samochodów osobowych
WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
N-P – nabycie pozostałe

UWAGA: Druki ewidencji są tworzone w formacie A4 poziomo (czyli wzdłuż dłuższego boku kartki). Dłuższe adresy są drukowane w trzech wierszach.

Każdy plik druku otrzymuje rozszerzenie postaci Wnn, gdzie nn to numer aktywnego zestawu ewidencji. Na przykład plik SPR05-15.W01 to 15 kartka z maja z ewidencji nr 1, ewidencji sprzedaży wg faktur VAT dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej.

Istnieje możliwość automatycznego drukowania kilku wybranych kartek. w tym celu przed naciśnięciem Enter należy zaznaczyć wybrane pliki kartek klawiszem Insert. Można także skorzystać z zaznaczania klawiszami Szary+ i Szary- podobnie jak w programie Norton Commander. Należy podać wzorzec zaznaczania plików, np. wzorzec ZTH*.* zaznaczy wszystkie pliki o nazwie zaczynającej się napisem ZTH - czyli wszystkie kartki ewidencji towarów handlowych.

Raport - dane dla VAT

Operacja ta pozwala obliczyć wielkość należnego (od sprzedaży) i naliczonego (od zakupów) podatku VAT dla dowolnego miesiąca lub kwartału, także bieżącego. Pod uwagę brany jest podatek należny i naliczony z dokumentów zgodnie z datą powstania obowiązku podatkowego ze wszystkich aktywnych zestawów ewidencji. Na przygotowanym formularzu liczby w nawiasach okrągłych ( ) oznaczają odpowiadające raportowi pola w deklaracji podatkowej. Umieszczone tu dane pozwalają określić wysokość podatku VAT jeszcze przed zamknięciem miesiąca i wygenerowaniem danych dla deklaracji VAT. Program:

W przypadku podłączenia do Systemu MaFi w programie Sprzedaż drukarki fiskalnej w rozliczeniach VAT nie są uwzględniane rejestry dokumentów sprzedaży wg faktur dla osób fizycznych, ponieważ wartość sprzedaży wg tych dokumentów jest uwzględniana w zestawieniu fiskalnym, które musi być wprowadzone w sprzedaży pozostałej. W przypadku drukowania paragonów fiskalnych dla wszystkich dokumentów (por. program System – ustawianie PARAMETRÓW STANOWISKA) z tych samych powodów nie są uwzględniane rejestry dokumentów sprzedaży wg faktur VAT.

Zamknięcie miesiąca/kwartału

Operacja zwiększa numer bieżącego miesiąca oraz automatycznie przesyła dane do bufora danych deklaracji VAT. Zasada obliczania danych dla deklaracji VAT-7 jest identyczna jak podczas tworzenia raportu.

Po zamknięciu miesiąca nie można modyfikować wprowadzonych dokumentów z zamkniętego miesiąca.

Zamknięcie kwartału oznacza automatyczne zamknięcie trzech odpowiednich miesięcy i wygenerowanie zbiorczych danych do bufora danych deklaracji VAT.

Zmiana aktywnej ewidencji

Tu można dokonać, na wyświetlonym wykazie, wyboru aktywnego zestawu ewidencji. Można także dokonać aktywacji kolejnego zestawu ewidencji (wpisując nazwę ewidencji) lub wyłączenia ewidencji (zmieniając istniejącą nazwę na pustą, nie powoduje to usunięcia dokumentów a jedynie wyłączenie dostępu do nich). Zaleca się aktywowania jak najmniejszej liczby zestawów ewidencji (domyślnie aktywna jest tylko ewidencja nr 1) i stosowanie kolejnej numeracji.

Operacje pomocnicze

Operacja ta pozwala

UWAGA: po wykonaniu operacji ANULOWANIE ZAMKNIĘCIA MIESIĄCA przed ponownym zamykaniem miesiąca należy pamiętać, że program porządkuje dokumenty według daty wprowadzenia. Oznacza to, że np. dokumenty z datą kwietniową zaksięgowane w maju (po zamknięciu kwietnia) w przypadku anulowania zamknięcia kwietnia zostaną dołączone do rejestrów za kwiecień przy ponownym zamykaniu kwietnia.