FAKTUROWANIE VAT

Jest to program przeznaczony do szybkiego wystawiania faktur VAT) z wykorzystaniem cenników towarów i usług. Współpracuje z Księgą Podatkową lub Ryczałtem (przesyłanie danych o fakturze do bufora księgowania), Rozrachunkami (kontrolowanie rozliczeń), Księgą Adresową (szybkie pobieranie danych o odbiorcach faktury). Dane o wystawionych fakturach przekazuje do Fakturowania program Sprzedaż. Wystawiony dokument może także zostać zanotowany w ewidencji zakupów i sprzedaży (Ewidencja VAT).

Obsługa programu polega na wypełnianiu danymi formularza wyświetlonego na ekranie. Konstruując program przyjęto założenie, że użytkownik będzie tworzył zestaw dodatkowych rejestrów, które pozwolą szybko wystawiać faktury. Rejestry te obejmują cennik towarów i usług i wykaz kont firmy. Można też zdefiniować zestaw typowych faktur (np. dla stałych odbiorców).

Dokumenty mogą być wystawiane od ceny NETTO lub od ceny BRUTTO. Różnią się one sposobem obliczania podatku VAT. Dla dokumentów wystawianych od ceny netto podatek oraz wartość brutto są obliczane wg wzoru

VAT = WartośćNetto * StawkaVAT

WartośćBrutto = WartośćNetto + VAT

Przy obliczaniu od ceny brutto wg wzoru

WartośćNetto = WartośćBrutto / (1+StawkaVAT)

VAT = WartośćBrutto – WartośćNetto

Zbiorcze zestawienia wg stawek VAT drukowane na dokumentach są obliczane odpowiednio od sumy wartości netto lub brutto dla kolejnych pozycji. Druga wartość oraz podatek są obliczane zgodnie z powyższymi wzorami. Suma podatku VAT z poszczególnych pozycji może być w wyniku zaokrągleń do pełnych groszy różna od wartości VAT obliczonej dla całego dokumenty. Dlatego też możliwe jest przy drukowaniu dokumentu wyłączenie drukowania podatku dla każdej pozycji.

Niejako pochodną wystawiania faktur jest utworzenie cennika towarów i usług i ewidencji wystawionych faktur. Dla wystawionej faktury można wystawić fakturę korygującą podczas przeglądania wystawionych faktur.

Każdy wystawiony dokument można wydrukować jako: oryginał, kopię lub wystawić duplikat. Decyzję o rodzaju druku podejmuje się na pytanie programu zadawane przed rozpoczęciem drukowania.

Podczas przeglądania rejestru wystawionych dokumentów (faktur lub paragonów) można :

Dokumenty zaznacza się klawiszem Insert lub + (od dnia do dnia). Inne operacje omówiono w suflerze (F1).

UWAGA: Przed wystawieniem pierwszej faktury należy ustawić odpowiednio parametry programu, a zwłaszcza dane wystawcy faktury i numer pierwszej wystawianej faktury. Podczas pracy można dowolnie zmieniać numer na fakturze - program automatycznie będzie potem przydzielał numery kolejne.

Dalej omówiono kolejne operacje dostępne w programie w kolejności, w jakiej są umieszczone w ofertach.

Faktury VAT

Po wybraniu tej operacji wykonać można następujące czynności:

Emisja faktur VAT według cen netto lub brutto

Polega na wypełnieniu przedstawionego poniżej formularza. Formularz można wypełnić przesuwając kursor na kolejne pola lub korzystając z utworzonych rejestrów (cennika i kont). Można też skorzystać z jednej z tzw. faktur stałych jako wzorca faktury naciskając klawisz F10. Faktury stałe pełnią jednocześnie funkcję faktur pro forma.

Dane płatnika można wprowadzić z Księgi Adresowej naciskając Alt-K. Sposób zapłaty (gotówka, przelew, czek lub raty) wybiera się klawiszem Spacji. Można dowolnie zmienić kolejność lub dopisać nowe formy płatności. Jako datę sprzedaży można wpisać datę lub nazwę miesiąca. Składniki faktury (towary lub usługi) są widoczne dopiero po naciśnięciu klawisza F4 lub naciśnięciu Enter w polu składniki - na formularzu widoczna jest tylko wartość faktury. Do faktury można dołączać nowe składniki (naciskając klawisz F9), usuwać (F8 po zaznaczeniu usuwanych składników klawiszem Insert) lub poprawiać już wprowadzone składniki (klawisz Spacji).

Przy wypełnianiu faktury można korzystać z tworzonych na bieżąco cenników oraz z innych pomocniczych rejestrów danych, co znacznie ułatwia i przyspiesza pracę: kont firmy, adresów odbiorców. można także umieszczać na fakturze (klawiszem F7) uwagi określone w parametrach programu lub wprowadzać je bezpośrednio. Wiersz uwag można szybko usuwać naciskając Delete.

Poniżej przedstawiono schematycznie możliwe do wykonania operacje podczas wykonywania emisji faktur wraz z zaznaczeniem klawiszy uruchamiających daną operację. Należy zaznaczyć, że definiowanie faktury stałej przebiega w taki sam sposób.

Kolejny rysunek pokazuje zawartość ekranu bezpośrednio po wejściu do operacji emisji faktur i naciśnięciu sekwencji klawiszy F4 (składniki) i F9 (nowy składnik). Kolejne naciśnięcie klawisza (Fn) powoduje otworzenie na ekranie kolejnego okna realizującego wybraną funkcję. Na rysunku widoczne są trzy okna: formularza, składników faktury i nowego składnika. Cenę towaru można wprowadzać zarówno w kwocie netto jak i brutto - w tym drugim przypadku cena netto zostanie automatycznie obliczona. Podobna zasada jest zastosowana w cenniku.

Faktury są zawsze wystawiane w złotówkach. Przeliczenie ceny z innej waluty następuje zgodnie z podanym kursem dnia. Wprowadzony rabat pomniejsza cenę jednostkową towaru, przy czym dla każdego towaru może być wprowadzony inny rabat (program pamięta stawkę rabatu z poprzedniego składnika dokumentu).

UWAGA: należy pamiętać o automatycznych zaokrągleniach cen do pełnych groszy. Udzielenie rabatu 3% od ceny jednostkowej 0,10 zł spowoduje ustalenie ceny z rabatem równej 0,10 zł (0,097 zł po zaokrągleniu do pełnych groszy). W takich sytuacjach warto zwiększyć jednostkę miary (np. z 1 szt do 100 szt).

Przy drukowaniu gotowej faktury (F2) program umożliwia (na życzenie) przesłanie danych o fakturze do bufora rozrachunków dla kontroli płatności (może okazać się konieczne uzupełnienie danych dla rozrachunku), do bufora księgowania (po uzupełnieniu danych o zdarzeniu gospodarczym z wyświetlonego rejestru zdarzeń gospodarczych) oraz do jednej z uaktywnionych Ewidencji VAT. Należy także ustalić sposób drukowania udzielonego rabatu (ogólny czyli łącznie dla całego dokumentu lub szczegółowy - dla każdej pozycji w dodatkowym wierszu będzie podana cena bez rabatu i procent udzielonego rabatu), czy mają być drukowane kwoty podatku dla poszczególnych pozycji dokumentu a także czy sprzedaż opodatkowana stawką zerową jest sprzedażą krajową czy eksportową (por. PARAMETRY PROGRAMU).

Faktury wystawione

Operacja umożliwia przejrzenie i ewentualne powtórne wydrukowanie wystawionych faktur lub wygenerowanie faktury korygującej. Wyświetlany jest wykaz faktur według numerów kolejnych. Litera N przy numerze oznacza dokument wystawiony od ceny netto, litera B – od ceny brutto. Po wciśnięciu Spacji można dokonać edycji i powtórnego wydrukowania błędnie wystawionej faktury, przy czym nie powoduje to zmian w buforach (księgowania, ewidencji VAT). Wciśnięcie klawisza Enter pozwala wystawić fakturę korygującą do wskazanej faktury.

UWAGA: Tylko w ten sposób można wystawić fakturę korygującą.

Faktura korygująca zawiera zestawienie wybranych składników faktury pierwotnej i tych samych składników poprawionych oraz ich korektę. Do faktury korygującej pobiera się składniki z faktury pierwotnej naciskając F7 i wskazując odpowiedni składnik kursorem. Po naciśnięciu Spacji i wprowadzeniu poprawek (np. sprzedano 100 szt, a klient zwrócił 20 szt - więc ilość poprawiamy na 80 szt) zapisujemy składnik (F2). Zostaje on umieszczony na liście składników pierwotnych (jak w dokumencie pierwotnym) oraz składników poprawionych (w postaci do jakiej poprawiono składnik). Korekta zostanie wyliczona automatycznie jako różnica między zapisem prawidłowym a pierwotnym.

Wystawione korekty

Operacja umożliwia przejrzenie i ewentualne powtórne wydrukowanie wystawionych faktur korygujących na podobnej zasadzie, jak wykazu faktur VAT.

Dokumenty stałe

Przygotowywanie faktur stałych przebiega analogicznie jak faktur VAT. Dokumenty te pozwalają na przygotowywanie faktur dla typowych odbiorców i wystawianie faktur pro forma (przy wydrukowaniu faktury stałej). Są zawsze przygotowywane od ceny netto.

Faktury VAT dla osób fizycznych (od cen brutto)

Operacje tu umieszczone pozwalają na wystawianie faktur VAT według cen brutto dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Wszystkie operacje są odpowiednikami operacji z pozycji FAKTURY VAT (patrz wyżej). Jedyną różnicą jest ewidencjonowanie tych faktur w osobnej ewidencji sprzedaży VAT. Wyodrębnienie to wprowadzono ze względu na konieczność ich rejestrowania przy sprzedaży z użyciem urządzeń fiskalnych.

Paragony

Operacja ta pozwala na dokumentowanie sprzedaży bez oznaczania odbiorcy. Zasada przygotowania dokumentu jest taka sama jak dla faktur. Również można wybierać między dokumentami wystawianymi od ceny netto lub od ceny brutto. Na życzenie można utworzyć zestawienie paragonów za podany okres (F4) w operacji WYSTAWIONE PARAGONY. Zestawienie można wydrukować oraz zapisać do wybranej Ewidencji VAT w kwocie brutto jako sprzedaż nieudokumentowana lub według stawek VAT jako sprzedaż pozostałą.

Konta firmy

Program pozwala zdefiniować do szesnastu kont bankowych firmy. Wybranie tej operacji spowoduje wyświetlenie rejestru kont bankowych. Klawisz Spacji umożliwia edycję wskazanego kursorem konta.

Waluty obce

Definiuje się tu kursy walut obcych stosowanych w cenniku. Należy podać datę oraz kurs dla każdej waluty. Podczas wystawiania faktury na podstawie zawartości cennika cena towaru będzie przeliczana na złotówki według podanego kursu.

Cennik towarów i usług

Program pozwala tworzyć i wykorzystywać podczas wypełniania faktur stały cennik. Towary i usługi umieszczone w cenniku są porządkowane alfabetycznie. Cennik może być rozbudowywany zarówno poprzez uruchomienie tej operacji, jak i podczas wypełniania faktury (poprzez dodanie nowego towaru do cennika). Można zatem rozbudowywać cennik na bieżąco podczas pracy skracając czas potrzebny na przygotowanie programu do pracy.

Dla każdego towaru/usługi można umieścić 140-znakowy opis (4 wiersze po 35 znaków). Cena towaru może być podana w dowolnej spośród ustalonych w PARAMETRACH PROGRAMU walut. Przy wystawianiu faktury cena towaru będzie przeliczana na złotówki zgodnie z podanym kursem. Należy zwrócić uwagę, że SWW towaru nie jest uwidaczniane w cenniku na ekranie, jest jednak drukowane. Aby sprawdzić SWW danego towaru, należy przejść do edycji danej pozycji cennika (klawiszem Spacji). Można wyszukiwać towar w cenniku wpisując początek nazwy towaru i naciskając Enter.

Korzystając z klawisza F4 można zaznaczone pozycje cennika zapisać na dysku w pliku CENNIK.TXT w standardzie akceptowalnym przez arkusze kalkulacyjne, np. Excel. W pliku tym pierwszy wiersz to nazwy pól cennika, następne to zaznaczone pozycje. Kolejne pola oddzielane są znakiem TAB, polskie litery zapisane w standardzie Windows-1250. Podobnie z pliku CENNIK.TXT, np. po dopisaniu nowych towarów, można doczytać pozycje cennika operacją Alt-F4.

Zestawienie sprzedaży

Operacja ta tworzy zestawienie sprzedaży za podany okres z podziałem na rodzaje dokumentów i wyróżnieniem kwot netto, brutto i naliczonego podatku VAT.

Parametry programu

Operacja pozwala ustalić parametry programu, m.in. uzupełnić dane firmy, ustalić typowe uwagi umieszczane na dokumentach, początkowe numery dokumentów, ustawić górny (w wierszach) i lewy (w znakach) margines druku oraz ustalić ilość wierszy tekstu na stronie, co może być przydatne przy wystawianiu długich faktur. Ponadto pozwala na określenie nazw stosowanych w cenniku walut obcych oraz zadeklarować, czy sprzedaż opodatkowana stawką zerową VAT jest sprzedażą tylko krajową, tylko eksportową czy raz jedną, raz drugą. w tym ostatnim przypadku podczas wystawiania faktury konieczne będzie ustalanie rodzaju sprzedaży ze względu na konieczność odpowiedniego umieszczenia informacji w Ewidencji VAT. Naciśnięcie F5 pozwala na próbne wydrukowanie formularza faktury dla sprawdzenia poprawnego ustawienia marginesów i długości dokumentu.

Operacje pomocnicze

To można dokonać otwarcia kartotek (z automatycznym usunięciem wszystkich dokumentów z rejestrów) oraz porządkowania zbiorów roboczych programu. Porządkowanie zbiorów należy wykonać w razie wystąpienia awarii w czasie pracy z programem (np. zanik napięcia).