KSIĘGA ADRESOWA

Program Księga Adresowa służy do wpisywania danych o firmach i osobach, szybkiego ich przeglądania, wyszukiwania i drukowania. Książka może być przeszukiwana systemem klawiszowym oraz sortowana alfabetycznie według pól nazwisko, firma, adres, branża, NIP, telefon, inne1 i inne2. Program jest obsługiwany za pomocą oferty operacji uruchamianej klawiszem F10 lub za pomocą tzw. gorących klawiszy (kombinacji klawisza Ctrl i litery, podane przy opisach operacji) pozwalających od razu wywołać żądaną operację.

Program pozwala korzystać z wielu ksiąg adresowych. Możliwe jest utworzenie pustej księgi (Ctrl-T), kopiowanie wybranych adresów z księgi do księgi (dopisywanie do wskazanej księgi, Ctrl-K) oraz usuwanie wybranych adresów. W połączeniu z wydajnym mechanizmem wybierania i wyszukiwania adresów pozwala to łatwo tworzyć np. księgi adresów z podziałem na branże, miejscowości itp. Wszystkie pliki, z których korzysta program są umieszczane w podkartotece ADRESY.

Księga Adresowa jest wykorzystywana przez wiele programów Systemu MaFi m. in. Księgę Podatkową, Ryczałt, Fakturowanie, Przelewy i Umowy do przechowywania i szybkiego pobierania danych o kontrahentach. Wskazanie adresu i naciśnięcie klawisza Enter powoduje przekazanie danych do danego programu. Można wykorzystać Księgę Adresową jako bazę danych dla korespondencji seryjnej realizowanej przez edytor tekstu (por. Współpraca z arkuszem kalkulacyjnym i edytorem tekstu).

Prezentacja wprowadzonych danych

Dane zawarte w księdze adresowej mogą być wyświetlane w jednej z dwóch postaci:

Postać 1

Adresy są wyświetlane wierszami zawierającymi kolejne pola. Program pozwala wybrać, które pola mają być widoczne na ekranie oraz kolejność pól (por. operacja Pola Ctrl-P). Domyślnie przyjęto, że widoczne są wszystkie pola. Ustalenie pól jest zapamiętywane przy opuszczaniu programu. Ekran można przewijać w pionie (kolejne adresy) oraz w poziomie (informacje nie mieszczące się na ekranie).

Postać 2

Na ekranie widoczne są tylko dwa adresy, widoczne mogą być natomiast wszystkie pola (podobnie jak w postaci 1 decyduje o tym operacja POLA).

Zmiany postaci prezentowania danych dokonuje się klawiszem F3. Po księdze adresowej, niezależnie od przyjętej jej postaci, można się poruszać za pomocą klawiszy:

¬ ® przejście do poprzedniego/następnego pola
­
¯
przejście do poprzedniego/następnego adresu
PgUp
przejście o 20 adresów wstecz
PgDn
przejście o 20 adresów naprzód
Ctrl-PgUp
przejście do pierwszego adresu
Ctrl-PgDn
przejście do ostatniego adresu
ESC
wyjście z programu

Wyszukiwanie adresów

Adres może być poszukiwany według pola, w którym znajduje się kursor. Wyszukiwać można w dwojaki sposób:

Jeżeli odszukanych (zaznaczonych znakiem *) zostało kilka adresów, przejście do kolejnego zaznaczonego adresu nastąpi po naciśnięciu Ctrl-F7.

Zaznaczanie adresów

Zaznaczenie adresów jest pomocne przy niektórych operacjach, np. przy usuwaniu większej ilości adresów w operacji USUŃ ADRES(Y) (Ctrl-U) lub drukowaniu adresów (Ctrl-D). Adresy są zaznaczane migającą po lewej stronie gwiazdką *. Adresy zaznacza się podobnie jak w programie Norton Commander przez:

Operację odwrotną do zaznaczania adresów (+) uruchamia klawisz - (minus) powodując usunięcie zaznaczenia adresów, które zawierają podany wzorzec.

Operacje na danych

Dla każdej operacji podano gorący klawisz pozwalający na szybkie jej uruchomienie.

Oferta operacji (F10).

W trakcie przeglądania danych po naciśnięciu klawisza F10 program wyświetla okno z wykazem dostępnych operacji, które omawiamy dalej.

Nowy Adres (Ctrl-N)

Pozwala dopisać nowy adres do aktywnej księgi. Wypełnianie pól polega na wpisaniu odpowiednich danych do wyświetlonego formularza. Do poruszania się po formularzu służą klawisze strzałek. Naciśnięcie klawisza Spacji pozwala na dokonywanie poprawek w istniejącej zawartości pola.

Potwierdzenie poprawności danych (F2) powoduje wpisanie ich do księgi i powrót do przeglądania. Przerwanie wpisywania klawiszem Esc powoduje, że nowy adres nie zostanie dopisany.

Usuń Adresy (Ctrl-U)

Powoduje usunięcie adresu wskazywanego kursorem lub adresów zaznaczonych (klawiszem Insert lub +). Po wybraniu tej oferty pojawia się prośba o potwierdzenie chęci usunięcia adresu(ów). UWAGA: Operacja ta jest nieodwracalna.

Zmień Adres (Ctrl-Z)

Służy do modyfikowania danych we wprowadzonym wcześniej adresie. Po wybraniu operacji pojawia się okienko z formularzem podobnym jak w przypadku operacji NOWY ADRES, lecz zawierającym już wprowadzone dane. Dalsze postępowanie jest identyczne.

Sortuj (Ctrl-S)

Włącza lub wyłącza alfabetyczne sortowanie adresów względem aktualnego pola. Dane mogą być porządkowane tylko względem pól nazwisko, firma, adres, telefon, inne1 lub inne2.

Drukuj Adresy (Ctrl-D)

Operacja umożliwia wydrukowanie grupy zaznaczonych adresów lub adresu wskazanego kursorem. Program ustala, czy ma wyprowadzić DRUK TEKSTOWY (wydrukowanie adresów na drukarce) czy też utworzyć plik KSADR.TXT w FORMACIE EXCEL'A (szczegółowe informacje o tym pliku umieszczono w części WSPÓŁPRACA Z ARKUSZEM KALKULACYJNYM I EDYTOREM TEKSTU). Przy druku tekstowym tworzony jest plik KSADR.DRK drukowany następnie za pomocą pliku wsadowego DRUK.BAT. Na druku umieszczane są tylko wybrane pola (operacją Pola Ctrl-P) w formacie
NAZWA_POLA : zawartość pola
Kolejne adresy oddzielane są linią ciągłą.

Możliwe jest także drukowanie adresów na kopertach lub na nalepkach. w tym celu należy przed rozpoczęciem drukowania wykonać operację USTAWIENIE ADRESÓW/NALEPEK. Ustala się odstęp od góry adresu (w wierszach tekstu) oraz od lewej krawędzi (w znakach).

Pola (Ctrl-P)

Po wybraniu tej oferty na ekranie pojawia się okno z nazwami i kolejnością pól danych. Wyświetlane na ekranie i drukowane będą tylko pola danych znajdujące się nad kreską (w tym przypadku pole nazwisko i adres) w ustawionej kolejności. Kreskę oddzielającą pola oraz same pola można przesuwać wskazując dany element (wskaźnikiem jest znak ) i łapiąc klawiszem Spacji. Po przesunięciu element puszcza się ponownie naciskając Spację. Zatwierdzenie nowego układu pól następuje po naciśnięciu Enter, odwołać zmiany można klawiszem Esc.

Przykład: utworzenie książki telefonicznej.

W przykładzie na rysunku brakuje pola telefon natomiast zbędne jest pole adres. Pole telefon przesuwamy nad kreskę (dwukrotnie naciskamy strzałkę w dół, łapiemy pole telefon klawiszem Spacji i przesuwamy nad kreskę bezpośrednio za pole nazwisko - dwa razy strzałka w górę i puszczamy - Spacja). Teraz wystarczy przesunąć kreskę oddzielającą pola widoczne od niewidocznych (przesuwamy wskaźnik na kreskę, łapiemy, przesuwamy kreskę w odpowiednie miejsce i puszczamy). Operację kończy naciśnięcie Enter.

Reperacja Księgi (Ctrl-R)

Służy do porządkowania księgi po wystąpieniu awarii (np. zanik zasilania w czasie pracy). Nie niszczy wprowadzonych danych, a tylko odtwarza informacje konieczne do sortowania.

Wybierz Księgę (Ctrl-W)

Umożliwia wybranie dowolnej księgi adresowej z wcześniej założonych. Po wybraniu tej oferty pojawia się okno z wykazem ksiąg na dysku. Po wskazaniu księgi i naciśnięciu Enter staje się ona aktywną księgą adresową.

Kopiuj Adresy (Ctrl-K)

Pozwala na skopiowanie grupy zaznaczonych adresów lub wskazywanego adresu do wskazanej księgi wybranej w podobny sposób jak w operacji WYBIERZ KSIĘGĘ. Adres lub adresy są dołączane do wskazanej księgi. Za pomocą tej operacji można szybko tworzyć np. księgi adresów dla danej miejscowości lub branży (zaznaczając adresy klawiszem +).

Twórz Księgę (Ctrl-T)

Operacja tworzy nową, pustą księgę. Po wybraniu oferty należy w wyświetlonym okienku podać nazwę nowej księgi (max. 8 liter i cyfr).

Likwidacja Księgi

Powoduje usunięcie wskazanej księgi adresowej. Jest to operacja nieodwracalna.

Współpraca z arkuszem kalkulacyjnym i edytorem tekstu

Program Księga Adresowa może generować z wybranych adresów plik danych dla arkusza kalkulacyjnego Excel. Plik ten może być wykorzystany w korespondencji seryjnej edytora tekstu, np. Word. Plik o nazwie postaci nazwa_ksiegi.TXT jest umieszczany w podkartotece ADRESY. Poniżej podano przykładową zawartość tego pliku (cztery adresy). Polskie litery kodowane są w standardzie Windows-1250. Pierwszy wiersz zawiera nagłówek dla Excela. Kolejne pola w wierszu są oddzielane znakiem ";"

NAZWISKO;FIRMA;Miejsc.;Kod;Ulica;Bank;NrKonta;NIP;BRANŻA;TELEFON;TELEX;FAX;INNE1;INNE2

Kowalski Marek;PPU MICRO;Otmuchów;48-385;ul. Fabryczna 12;Bank Śląski o/Nysa;315218-67811-136;;Elektronika i Oprogramowanie;(77)4315504;;;Doskonałe i tanie oprogramowanie dla małych firm.;

Walenty Roman;Zakład Poligraficzny;Owsianice Śląskie;58-335;ul. 1 Maja 43;;;;;(71)5315544;;;;

;Zakład Usług Komunalnych i Mieszkaniowych;Jelenia Góra;38-377;ul. Mickiewicza 3;;;773-010-11-23;;316464;;;;

UWAGA: W ostatnim wierszu nie wypełniono pola NAZWISKO, dlatego zaczyna się od średnika. Puste pole również występuje w wierszu.