EKONOM

Program przeznaczony jest do wykonywania różnorodnych analiz finansów firmy. Jest programem pomocniczym dla Księgi Podatkowej lub Ryczałtu. Dalej w opisie dla oznaczenia danych wprowadzonych poprzez dowolny z tych programów używany będzie termin księga. Termin zaznaczenia będzie oznaczać zaznaczone przez użytkownika podczas pracy z programem Ekonom zapisy w księdze oraz wykorzystywany wzorzec zaznaczania, do którego były dopasowywane zaznaczane dokumenty.

Ekonom pobiera dane z księgi oraz dokumenty oczekujące na zaksięgowanie w buforze księgowania i wykonuje zestawienia oraz umożliwia wykonywanie analiz zapisów w księdze. Zasadniczym elementem pracy z programem jest Analiza. w trakcie wykonywania analizy księgi można przeglądać dokumenty, szukać zapisów według wybranego wzorca lub numeru zapisu, zaznaczać zapisy i następnie wykonać zestawienia miesięcznie lub szczegółowo. Można drukować zestawienia, wykonywać operacje na zaznaczonych dokumentach, zapisywać i odczytywać z dysku stan zaznaczeń.

Zaznaczanie dokumentów i przechowywanie wykazu zaznaczeń oraz wzorca zaznaczania umożliwia tworzenie wzorców przeszukiwań księgi, co pozwala np. kontrolować stan operacji finansowych z wybranym kontrahentem lub dotyczących wybranych zdarzeń (np. wydatki na paliwo, rozliczanie przychodów i wydatków przy realizacji pewnego przedsięwzięcia itp.)

W operacjach na plikach (czytanie, zapis, kasowanie) przyjęto dwuetapowy sposób wyboru pliku. w pierwszym etapie użytkownik może wybrać istniejący plik ze spisu plików w podkartotece programu (EKONOM), w drugim wpisać nazwę pliku wraz z nazwą dysku i kartoteki, w której ma być odszukany lub umieszczony plik. Jeżeli użytkownik nie poda kartoteki, to plik będzie szukany (umieszczony) w podkartotece EKONOM. Na przykład:

A:\ZAZNACZ\PALIWA - odczytanie/zapisanie pliku PALIWA.IND z dyskietki w napędzie A: i kartotece ZAZNACZ,
PALIWA
- odczytanie/zapisanie pliku PALIWA.IND z podkartoteki EKONOM kartoteki podatnika.

Dalej omówiono dostępne operacje.

Suma z buforem

Zestawienie ogólne zawierające sumy przychodów (Przychód), kosztów (Koszty) i różnicy przychodów i kosztów (Saldo) od początku roku do końca ubiegłego miesiąca (M-c ubiegły), do końca bieżącego miesiąca (M-c bieżący) oraz przyrost w bieżącym miesiącu (Przyrost). w kolumnach M-c bieżący i Przyrost uwzględniono zapisy w księdze i buforze księgowania. Zestawienie to jest przydatne w zorientowaniu się w obrotach firmy od początku roku i w ostatnim miesiącu. Zestawienie można wydrukować klawiszem F5.

Suma bez bufora

Otrzymywane tu zestawienie jest identyczne z poprzednim, lecz w wartościach nie uwzględniono zapisów w buforze księgowania.

Zestawienie miesiącami

Zestawienie to przedstawia w tabeli wyniki działania firmy w poszczególnych miesiącach z podziałem na przychody i koszty. Tabela podzielona jest ponadto poziomo na 3 części, które kolejno zawierają:

  1. zestawienie miesięcy zamkniętych, tylko zapisy z księgi,
  2. stan miesiąca aktualnego w księdze; przedstawione są:
  1. kwoty razem (suma odpowiednich kolumn).

Wyniki

Prowadząc księgowość firmy warto znać aktualne wyniki gospodarcze. Kontrolę tą umożliwia ta operacja. Na ekranie otrzymuje się informację o wartości (od początku roku) następujących wskaźników:

    sprzedaż (suma obrotów)
    koszty (suma wszelkich wydatków)
    zysk bilansowy
(sprzedaż minus koszty)

                                           zysk bilansowy

  wskaźnik zysku (%) | ------------------------ * 100% |

                                                sprzedaż

  zakup materiałów (kwota przeznaczona dotąd na zakup)
            stosunek do obrotu
  płace (również od początku roku)
            stosunek do obrotu

Korzystając z wbudowanego kalkulatorka można przeprowadzać rozważania typu co by było, gdyby ... Naciśnięcie klawisza Enter powoduje przeniesienie obliczonej wartości w aktualne pole i obliczenie hipotetycznych wskaźników.

Analiza

Analiza księgi jest głównym narzędziem pozwalającym na dokonywanie analiz ekonomicznych. Głównym zadaniem tej części programu jest możliwość odnalezienia danych zapisów w księdze lub wybranie grupy zapisów i sporządzenie raportu z wybranych zapisów. Niektóre zapisy mogą być zaznaczane (rozjaśnieniem tekstu). Przy uruchomieniu programu odczytywany jest stan zaznaczeń z chwili ostatniego opuszczania programu. Szczegóły dotyczące zaznaczania i wyszukiwania zapisów podano dalej. Po wybraniu tej operacji pojawia się ekran, którego fragmenty przedstawiono poniżej.

Tabela zawiera najważniejsze dane o wszystkich zapisach w księdze, przy czym:

Lp

Data

Firma

Opis zdarzeń

Przychód

Koszt

53

26/02

‘’MOTOZBYT’’ Sklep

sprzedaż gniazda

200.00

0.00

54

26/02

CPN Stacja Benzyn

zakup etyliny

0.00

190.00

55

26/02

Składnica złomu

zakup złomu uż

0.00

1 888.90

56

23/03

Komputer QWERTY

zakup dyskietek

0.00

1 214.00

57

23/03

PPU MICRO

zakup programu

0.00

600.00

58

24/03

Stanisław Nowak

wyjazd służbowy

0.00

15.60

Ins-Wybór, F3-Wygląd, F4-Raport, 1...0-Lp., F7-szukanie, F10-Oper.

Lp. - numer dokumentu, odpowiednik pola Lp. w księdze

F4 - raport, wykonuje krótki raport z zaznaczonych zapisów. Po przygotowaniu raportu można wykonać: drukowanie okna raportu (F5), raport miesiącami (F7) sum z zaznaczonych zapisów lub raport pełny (F6) zawierający szczegółowe informacje o zaznaczonych zapisach. Raport pełny, poza wydrukowaniem, można zapisać do wskazanego pliku lub przeglądnąć na ekranie. Ta ostatnia funkcja umożliwia dopisania nagłówka, komentarzy itp. po czym tak zmieniony raport można zapisać do pliku lub wydrukować.

UWAGA: drukowanie lub zapisanie raportu do pliku musi być wykonana przed opuszczeniem operacji RAPORT, gdyż po ponownym wejściu do niej raport zostanie przygotowany od początku i utracone zostaną dopisane komentarze.

1..0-Lp. wpisanie numeru powoduje wybranie zapisu o danym numerze. Jeśli zapis o tym numerze nie może być wyświetlany (nie pasuje do wzorca), to kursor jest ustawiany na kolejnym zapisie, który może być wyświetlony.

F7 - szukanie; powoduje odszukanie zapisu. Należy w wyświetlonym okienku podać szukany tekst (w nazwie firmy i/lub w opisie zdarzenia gospodarczego) i sposób szukania. Początkowe spacje w szukanym wzorcu są pomijane, nie są rozróżniane litery małe i wielkie. Szukany ciąg może być dowolnym fragmentem nazwy podanym w księdze. Ustala się także sposób szukania: od początku, od kursora do przodu, od kursora do tyłu, od końca zapisów.

UWAGA: w celu znalezienia następnego zapisu pasującego do wzorca wystarczy nacisnąć Ctrl-F7.

F10 - operacje, powoduje wyświetlenie oferty z pozostałymi operacjami ANALIZY. Są to:

Filtr zaznaczania - umożliwia automatyczne zaznaczanie zapisów. Podaje się poszukiwaną firmę, opis zdarzenia gospodarczego (można skorzystać z wykazu przez F4), kolumnę księgi, temat dokumentu, okres od dnia do dnia. Można ustalić dowolny z nich lub kilka warunków. Można także ograniczyć zaznaczanie do zapisów z księgi lub z bufora. Ustala się też sposób zaznaczania wybierając:

Nowe zgodne - usuwane są poprzednie zaznaczenia, przeglądane są wszystkie zapisy i zaznaczane są te, które są zgodne z podanym wzorem.

Nowe wykluczone - usuwane są poprzednie zaznaczenia, przeglądane są wszystkie zapisy i zaznaczane są te, które nie pasują do wzorca (wystarczy, że choć w jednym polu nie znaleziono szukanego ciągu liter).

Wyklucz niezgodne - przeglądane są tylko zaznaczone zapisy i wykluczane są niezgodne z wybranymi tekstami (przestają być zaznaczone) .

Wyklucz zgodne - przeglądane są tylko zaznaczone zapisy i wykluczane są zgodne z wybranymi tekstami.

Dodaj zgodne - przeglądane są tylko niezaznaczone zapisy i dołączane są do zaznaczonych zgodne z wybranymi tekstami.

Dodaj niezgodne - przeglądane są tylko niezaznaczone zapisy i dołączane są do zaznaczonych zapisy niezgodne z wybranymi tekstami.

Wybór odpowiedniego sposobu zaznaczania umożliwia wybranie odpowiednich zapisów i decyduje o szybkości zaznaczania.

Ekran ..... - umożliwia wybranie sposobu wyświetlania zapisów na ekranie. Mogą być wyświetlane wszystkie zapisy, tylko zaznaczone lub tylko niezaznaczone. Zmianę trybu wyświetlania uzyskuje się przez naciskanie klawisza Spacja a potwierdza klawiszem Enter. w trakcie operacji zaznaczania “ręcznego” (Insert) w trybie wyświetlania tylko zaznaczone lub tylko niezaznaczone zapis, któremu zmieniono stan zaznaczenia pozostaje widoczny na ekranie do momentu pozostawania na ekranie, choć jest to sprzeczne z wybranym sposobem wyświetlania. Zasadę tę przyjęto, by użytkownik mógł wycofać się z mylnego zaznaczenia. Tryb wyświetlania jest wypisany w nagłówku ekranu.

Czytanie zaznaczeń - odczytanie zapisanego wcześniej stanu zaznaczeń.

Zapis zaznaczeń - zapisanie stanu zaznaczeń do wskazanego pliku. Program dodaje obowiązkowe rozszerzenie .IND

Kasowanie pliku - operacja umożliwia skasowanie jednego wybranego pliku zaznaczeń (o rozszerzeniu .IND) z kartoteki EKONOM, lub dowolnej ilości plików zaznaczeń z dowolnej kartoteki. Wyboru pliku dokonuje się zgodnie z zasadami podanymi na początki opisu programu, można podawać nazwy niejednoznaczne.

Przykłady:

T* - usunięcie z kartoteki EKONOM wszystkich plików, których nazwa rozpoczyna się literą T,

A:\ZAZNACZ\* - powoduje kasowanie wszystkich plików zaznaczeń z kartoteki ZAZNACZ dyskietki w napędzie A:

Usuwanie zaznaczeń - powoduje usunięcie wszystkich zaznaczeń.

Wszystkie zaznacza - powoduje zaznaczenie wszystkich zapisów.

Odwracanie zaznaczeń - powoduje zmianę stanu zaznaczeń zaznaczonych na niezaznaczone a niezaznaczonych na zaznaczone.

Do arkusza obliczeniowego - eksport danych do dowolnego arkusza obliczeniowego. w podkartotece EKONOM kartoteki podatnika zostają utworzone dwa pliki: xxxxxxx1.PRN zawierający pola opisowe (data, firma, zdarzenie gospodarcze) oraz xxxxxxx2.PRN zawierający kolejne kwoty z księgi. Napis xxxxxxx oznacza nazwę podawaną przez użytkownika na pytanie programu. Tak utworzone pliki mogą być odczytane przez dowolny arkusz obliczeniowy (Lotus, Quattro, Excel) jako dane w formacie ASCII lub ograniczonym przecinkami (ang. comma delimited). Podział na dwa pliki zastosowano ze wzgledu na spotkane ograniczenie długości wiersza odczytywanego przez arkusze do 127 znaków.