KSIĘGA PODATKOWA

Podstawowe pojęcia

Kwota bez przydziału - podczas księgowania do bufora wprowadza się kwotę z dokumentu bez umieszczania jej w konkretnej kolumnie księgi (dokonuje się tego podczas księgowania z bufora). Pozwala to wprowadzać dokumenty nawet osobom niezorientowanym w zasadach prowadzenia księgi podatkowej.

Wzorzec przeszukiwania - definiowany podczas SZUKANIA dokument o numerze 0, z którym program porównuje odszukiwane dokumenty. We wzorcu należy wypełnić jedno lub więcej pól. Pola puste, numer oraz data nie są uwzględniane podczas szukania. Pola tekstowe (numer rachunku, adres itp.) mogą zawierać dowolny fragment napisu z poszukiwanego dokumentu. Litery wielkie i małe nie są rozróżniane.

Notes – podczas wpisywania dokumentów można uruchomić notes klawiszem F6 pozwalający zapisywać drobne uwagi typu Pamiętaj o rozliczeniu pojazdu. Przy zamykaniu miesiąca zawartość notesu jest automatycznie wyświetlana na ekranie.

Ogólne informacje o programie

Program do prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów współpracuje z Księgą Adresową i Rozrachunkami, poprzez bufor księgowania umożliwia przenoszenie danych z wielu innych programów. Dane z księgi można analizować za pomocą programu Ekonom. Rozszerzoną obsługę bufora księgowania umożliwia program Obsługa Bufora. Poprzez bufor mogą wprowadzać dokumenty do księgi nawet osoby nie obeznane z zasadami prowadzenia księgi podatkowej. Program Deklaracja Podatkowa umożliwia prawie automatyczne generowanie Deklaracji Podatkowej od osób fizycznych (PIT-5) na podstawie danych z księgi podatkowej.

Program Księga Podatkowa pozwala m. in.:

  1. w dowolnej chwili (np. podczas wprowadzania dokumentów) sprawdzić sumy kolumn księgi narastająco od początku roku (F9, określić przychody i rozchody) oraz zbadać ogólnie wyniki ekonomiczne firmy (Alt-F10);
  2. otrzymać zarówno zestawienie wyników narastająco od początku roku (druk SUMA-nn.DRK) jak i za dany miesiąc (sumy na kartkach księgi);
  3. grupować dokumenty w grupy tematyczne, co jest istotne dla firm realizujących równolegle kilka niekoniecznie związanych ze sobą tematów, np. stolarkę i usługi przewozowe; analizę grup umożliwia program Ekonom;
  4. przeglądać zaksięgowane dokumenty (“kartkować” księgę, wyszukiwać np. według nazwy firmy, kwoty lub tematu);
  5. podczas wprowadzania dokumentów korzystać z Księgi Adresowej, zawierającej adresy i inne dane o firmach, z którymi prowadzone są rozliczenia;
  6. podczas wprowadzania dokumentów korzystać z rejestru zdarzeń gospodarczych pozwalającego umieścić do 500 najczęściej powtarzających się opisów (zakup, sprzedaż lub inne);
  7. korzystać z bufora księgowania w celu:

Księgowanie

Pracę z programem można rozpocząć w dowolnym momencie wykonując OTWARCIE. Podczas OTWARCIA wprowadza się sumy narastająco z dokumentów zaksięgowanych w sposób tradycyjny, co pozwala na bezproblemowe kontynuowanie pracy. Jeżeli pracę z programem rozpoczyna się od 1 stycznia, nie należy wpisywać żadnych kwot, jeżeli np. od 1 maja, to należy wpisać sumy narastająco (od 1 stycznia do 30 kwietnia) poszczególnych kolumn księgi. Pozwala to zachować ciągłość obliczeń. Remanent początkowy, który nie ma być uwzględniany w rozliczeniach, należy wpisać jako pierwszy dokument w księdze (a nie jako otwarcie !), przy czym kwota powinna zostać umieszczona w rubryce uwagi, co spowoduje nie uwzględnianie jej podczas obliczeń.

Księga podatkowa jest drukowana na formacie A4 (poziomo) w postaci zgodnej ze standardową książką, zwłaszcza gdy drukuje się dwustronnie i zszywa kartki.

Uruchomienie programu

Po uruchomieniu pojawia się główna oferta operacji z zaznaczonym u góry ekranu księgowanym miesiącem oraz podaniem stanu księgi i bufora. U dołu ekranu umieszczona jest informacja o obsługiwanej firmie. Po wyświetleniu głównej oferty programu u góry ekranu podany jest aktualnie księgowany miesiąc. Główna oferta operacji ma postać:

Wprowadzanie danych
P
rzeglądanie danych

D
ruki
Z
amknięcie miesiąca

K
oniec roku
B
ufor
O
bsługa archiwum

I
nstalacja
U
stawianie parametrów
X
-koniec pracy

Niektóre operacje posiadają kilka dodatkowych, które są prezentowane w następnej ofercie. Dalej omówiono kolejne operacje z głównej oferty programu.

Wprowadzanie danych

Operacja pozwala dołączać nowe dokumenty do księgi. Wypełnia się kolejno odpowiednie pola odpowiadające kolumnom księgi. Wprowadzając datę wpisuje się tylko DZIEŃ - program dodaje automatycznie numer bieżącego miesiąca.

UWAGA: zapisanych kwot nie można poprawiać! Ewentualne poprawki trzeba nanosić poprzez wprowadzenie następnego dokumentu korygującego - w kolumnie uwagi należy umieścić odpowiednią informację. Nie dotyczy to ostatniego dokumentu (por. PRZESUNIĘCIE DO BUFORA).

Przeglądanie danych

Operacja pozwala przeglądać dane wpisane do księgi. Poruszanie się po księdze umożliwiają klawisze strzałek góra/dół  (o jeden dokument) PgUp, PgDn (o 10 dokumentów), Home (do pierwszego dokumentu w księdze) i End (do ostatniego dokumentu). Możliwe jest szukanie określonego dokumentu wstecz poprzez podanie wzorca szukanego dokumentu (można szukać wg jednego lub kilku pól i/lub tematu; dla pól tekstowych wystarczy podać fragment napisu). Podczas przeglądania można dokonać edycji danych wyświetlanego dokumentu.

Bardziej rozbudowane operacje przeszukiwania, selekcji i analizy dokumentów zawiera program Ekonom.

Szukanie wstecz

Operacja ta, będąca w istocie elementem PRZEGLĄDANIA, pozwala na poszukiwanie dokumentów wstecz, począwszy od aktualnie widocznego do pierwszego wprowadzonego. Aby odszukać pewien dokument, należy określić wzorzec, według którego program ma odszukać dokumenty. w tym celu należy wypełnić jedno lub więcej pól wzorcowego dokumentu (o numerze 0). Pola puste, numer oraz data nie będą uwzględniane podczas szukania. Pola tekstowe (numer rachunku, adres itp.) mogą zawierać dowolny fragment napisu z poszukiwanego dokumentu. Litery wielkie i małe są utożsamiane.

Przykład:

w polu adres podajemy 
                    WARsza
odszuka
ny i wyświetlony zostanie pierwszy dokument o numerze mniejszym od numeru widocznego dokumentu zawierający w polu adres wyraz WARSZAWA lub Warszawska itp. Jeżeli oprócz tego jako przychód podamy kwotę 2000 w polu kosztów, odszukany zostanie dokument pasujący do pola adres i jednocześnie do wskazanego pola.

Aby odszukać następny dokument pasujący do wzorca wystarczy ponownie wybrać SZUKANIE (F5) i nacisnąć od razu Esc

Druki

Operacja ta umożliwia tworzenie, przeglądanie i drukowanie dokumentów z dowolnie wybranego miesiąca. Utworzyć można także dodatkowe druki: zestawienie dokumentów z wybranego DNIA, ZESTAWIENIE tematyczne lub fragment OD-DO POZYCJI. Pozostałe druki są tworzone automatycznie podczas tworzenia kartek księgi z danego miesiąca.

Przeglądać i drukować można dowolny z utworzonych wcześniej druków (z pliku) po wybraniu go z wykazu wyświetlonego na ekranie. Wyboru druku dokonuje się klawiszami strzałek, po czym naciska się Enter. Pliki druków do wydrukowania można wybierać także poprzez zaznaczanie wybranych plików druków klawiszem Insert. Naciśnięcie Enter spowoduje wydrukowanie zaznaczonych plików. Można skorzystać z zaznaczania klawiszami Szary+ i Szary- podobnie jak w programie Norton Commander. Należy podać wzorzec zaznaczania plików, np: wzorzec K-?????A.* zaznaczy wszystkie pliki kartek zawierające części a druków księgi: początek nazwy K-, potem 5 dowolnych znaków (oznacza to ciąg ?????), potem znak a i dowolne rozszerzenie nazwy pliku.

Parametry ustawione w KONFIGURACJI DRUKOWANIA określają m.in. liczbę dokumentów na kartce druku, pozycję druku (przesunięcie w lewo i w dół) oraz automatyczne kasowanie plików druków przy wyjściu z programu.

Druki są generowane w formacie strony A4 - kartki księgi zawsze są drukowane na kartce A4 poziomo (format landscape / pejzaż). Posiadacze drukarek 15-calowych powinni wkładać zatem kartki poziomo.

Oto wykaz druków tworzonych przez program:

K-nnn - kolejna kartka księgi (nnn to numer kartki liczony od początku roku);
S-ROK-rr - zestawienie sum kolumn ks
ięgi za kolejne miesiące roku rr;
NARASTmm
 - skrócona informacja o stanie finansów firmy narastająco od początku roku (stan na koniec miesiąca mm): przychód, kosztydochód.

Zamknięcie miesiąca

Powoduje zakończenie wprowadzania dokumentów z bieżącego miesiąca oraz wygenerowanie danych dla deklaracji PIT-5 (programu Deklaracja Podatkowa). Kontrolowany jest stan bufora - jeżeli pozostał nie zaksięgowany dokument z danego miesiąca, program nie pozwala zamknąć miesiąca. Bezpośrednio przed wykonaniem zamknięcia miesiąca program automatycznie tworzy archiwum na koniec miesiąca w pliku KP-MC-nn, gdzie nn to numer zamykanego miesiąca. Ponadto tworzone są kartki druków księgi.

UWAGA: po wykonaniu tej operacji nie można już dopisać żadnych dokumentów do księgi w zamkniętym miesiącu. Bieżącym miesiącem staje się miesiąc następny.

Zalecamy przechowywanie kopii archiwów miesięcznych na dyskietkach.

Koniec roku

Operację tę wykonuje się raz do roku kończąc wypełnianie księgi. Powinna być wykonywana bezpośrednio po zamknięciu grudnia. Program zamyka aktywną księgę oraz otwiera czystą dla następnego roku. Ponadto zamyka i podsumowuje druk S-ROK-rr zawierający sumy kolumn księgi za kolejne miesiące roku rr

Obsługa archiwum

Operacja ta pozwala tworzyć archiwalne kopie plików. Pozwala to w przypadku awarii odtworzyć wprowadzone dokumenty. Zalecamy tworzenie kopii archiwalnych przynajmniej raz na tydzień.
        Do archiwum
: utworzenie kopii plików danych w archiwum z bieżącą datą;
        Z  archiwum
: odtworzenie danych z wybranego
archiwum (wyboru dokonuje się z listy wyświetlonej na ekranie).

UWAGA: Odtworzenie danych z wybranego archiwum spowoduje utratę danych bieżących. Aby zachować dane aktualnie dostępne należy wcześniej wykonać operację DO ARCHIWUM. Oto nazwy używane do oznaczania plików archiwum:

  1. KP-mm-dd - kopia utworzona danego dnia poleceniem DO ARCHIWUM (dd - dzień, mm - miesiąc pobrane z zegara systemowego komputera);
  2. KP-MC-mm - kopia utworzona poleceniem ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA (mm - numer miesiąca)
  3. KP-rrrr - kopia utworzona poleceniem KONIEC ROKU (rrrr to rok).

Bufor

Operacje tu umieszczone pozwalają operować buforem, który służy jako tymczasowy skoroszyt do wpinania dokumentów w dowolnej kolejności - program automatycznie przesortuje je w kolejności dat. Bufor służy przede wszystkim do przekazywania programowi dokumentów wytwarzanych przez inne programy (Przelew, Fakturowanie, Magazyn, Sprzedaż itp.). Przy rozpoczęciu sesji program podaje liczbę dokumentów w buforze oraz liczbę dokumentów dostępnych (tj. dokumentów z aktywnego miesiąca). Podczas księgowania do i z bufora można zapisywać notatki w notesie (F6).

Bufor/Wprowadzanie do bufora

Operacja służy do wprowadzania dokumentów do bufora (skoroszytu), a nie od razu do księgi. Zalecane jest księgowanie dokumentów z danego dnia do bufora, po czym przeksięgowanie ich do księgi podatkowej z dodatkową kontrolą poprawności. Zabezpieczy to przed wieloma błędami i pomyłkami. Dokumenty w buforze są porządkowane według dat. Dokumenty o tych samych datach są uporządkowane według kolejności wprowadzania.

Dokumenty wprowadzane są na skróconym formularzu zawierającym tylko pole przychód lub koszty dla wprowadzenia kwoty (wprowadza się tylko jedną z tych kwot). Kwotę tą (zwaną kwotą bez przydziału) umieszcza się w konkretnej kolumnie księgi dopiero podczas KSIĘGOWANIA z BUFORA. Pozwala to na wprowadzanie dokumentów także przez osoby nie obeznane z zasadami prowadzenia księgi podatkowej.

UWAGA: księgując do bufora należy wpisywać na dokumencie dzień i miesiąc!

Bufor/Księgowanie z bufora

Operacja służy do wprowadzania dokumentów umieszczonych wcześniej w buforze. Dokumenty są wyświetlane na formularzu identycznym jak podczas wprowadzania dokumentów do księgi, zawierającym dodatkowo pole z kwotą bez przydziału (o ile jest niezerowa). Przed zaksięgowaniem należy przydzielić tę kwotę konkretnej kolumnie księgi. Przydziału dokonuje się umieszczając kursor w odpowiednim polu i naciskając klawisz Enter. Kwota musi zostać przydzielona przed naniesieniem innych poprawek na dokumencie. Po zaksięgowaniu dokument jest usuwany z bufora.

Bufor/Przesunięcie do bufora

W razie popełnienia poważnego błędu przy księgowaniu można przesunąć ostatni zaksięgowany dokument do bufora. Przenoszony jest wraz ze wszystkimi wprowadzonymi informacjami i jest usuwany z księgi podatkowej. Po dokonaniu zmian można go zaksięgować operacją BUFOR/KSIĘGOWANIE z BUFORA.

UWAGA: Operację tą można wykonywać tylko dla dokumentów z bieżącego miesiąca.

Przesunięty dokument jest umieszczany na końcu bufora. Jeżeli zostały przesunięte dokumenty z tą samą datą, to aby ponownie zaksięgować je w tej samej kolejności należy po uruchomieniu KSIĘGOWANIA z BUFORA nacisnąć End (przejść na koniec bufora) i księgować kolejne dokumenty od końca.

OPERACJE POMOCNICZE

Operacje przeznaczone do ustalania wartości początkowych oraz regulowania sposobu działania programu.

Operacje pomocnicze/Otwarcie

Operacja jest używana jednorazowo przy rozpoczęciu prowadzenia księgi (lub jej wznowieniem po awarii, w wyniku której zniszczone zostały wszystkie zbiory danych). Wymagane jest podanie:

następnie wprowadzanie wartości przeniesienia dla poszczególnych kolumn księgi z zaksięgowanych wcześniej dokumentów (sum narastająco od początku roku). Wprowadzanie danych kończy klawisz Esc. z operacji można się wycofać odpowiadając NIE na prośbę programu o potwierdzenie chęci dokonania otwarcia.

UWAGA: zalecane jest dokonywanie otwarcia na początku miesiąca, w przeciwnym razie deklaracja podatkowa za ten miesiąc nie będzie wyliczona poprawnie.

Operacje pomocnicze /Drukowanie próbne

Pozwala na próbne wydrukowanie pustych kartek księgi utworzonych zgodnie z ustalonym parametrami (por. następny punkt). Pozwala na sprawdzenie przede wszystkim ustawienia liczby dokumentów na stronie księgi.

Operacje pomocnicze/Przeliczenie sum miesięcznych

Operacja dokonuje ponownego naliczenia sum księgi w kolejnych miesiącach. Zalecamy wykonywać ją w przypadku awarii programu.

Ustawienie konfiguracji

Ustala parametry działania programu. Zmiany parametru dokonuje się wskazując na odpowiednie pole i naciskając Enter lub wpisując liczbę. Oto proponowane wartości parametrów:

        WIERSZY NA KARTCE : 14
   
    
 przy nie drukowanych liniach oddzielających : 30
   
     ODSTĘP OD GÓRY KARTKI : 2 wiersze
   
     MARGINES LEWY KARTKI : 5 znaków
   
     KASOWAĆ KARTKI DRUKÓW (przy wyjściu z programu) : TAK
   
     AKTUALNA KONFIGURACJA WIDOCZNA : TAK

Dla igłowych drukarek 10-calowych stosowany jest druk graficzny. Jest wolniejszy, ale pozwala drukować na 2 kartkach A4 odwracając tekst o 90°. Druk zawsze jest dokonywany w formacie A4 poziomo czyli jako pejzaż (wzdłuż dłuższego boku kartki). Jeżeli podczas drukowania na papierze - składance na drukarce 10-calowej wystąpią błędy przesuwania do nowej kartki, należy zmienić ustawienie przełącznika PRZESKOK PERFORACJI.

UWAGA: zmiana parametrów nie wpływa na postać już utworzonych druków. Konieczne jest ponowne utworzenie kartek z danego miesiąca po zmianie konfiguracji.

Koniec

Zakończenie sesji powinno zawsze odbywać się poprzez wybranie tej operacji. Niedopuszczalne jest kończenie pracy z programem przez wyłączenie komputera - może to prowadzić do uszkodzenia danych o wprowadzonych dokumentach. Po wybraniu tej operacji i potwierdzeniu zakończenia pracy (na dodatkowe pytanie programu) na dysku zostaje zapisana informacja o poprawnym zakończeniu sesji oraz zostaje wykonana zapasowa kopia plików danych.

OPERACJE SPECJALNE

Sumy narastająco od początku roku

Podczas WPROWADZANIA można wyświetlić sumy narastające poszczególnych kolumn księgi od początku roku (naciskając F9); wyświetlone zostają jednocześnie wszystkie pola kwot. w sumowaniu nie jest uwzględniany aktualnie wprowadzany dokument. Pozwala to zorientować się w stanach przychodów i kosztów.

Wyniki

Prowadząc księgowość firmy warto znać aktualne wyniki gospodarcze. Kontrolę opłacalności działalności umożliwia operacja Alt-F10, którą można wykonać w dowolnym momencie, np. podczas wprowadzania lub przeglądania danych. Otrzymuje się na ekranie informację o wartości (od początku roku) następujących wskaźników:

    sprzedaż (suma obrotów)
    koszty (suma wszelkich wydatków)
    zysk bilansowy
(sprzedaż minus koszty)

                                           zysk bilansowy

  wskaźnik zysku (%) | ------------------------ * 100% |

                                                sprzedaż

  zakup materiałów (kwota przeznaczona dotąd na zakup)
            stosunek do obrotu
  płace (również od początku roku)
            stosunek do obrotu

 Szerszą analizę finansów firmy można przeprowadzić programem Ekonom.

Otrzymywanie wyciągów miesięcznych

Aby otrzymać druk zawierający sumę poszczególnych kolumn księgi za dany miesiąc, wystarczy wydrukować plik S-ROK-rr.DRK. Oczywiście zawiera on wyłącznie dane o zaksięgowanych miesiącach. Plik ten jest uaktualniany przy zamknięciu miesiąca. Druki można modyfikować zachowując układ pliku za pomocą dowolnego edytora ASCII.