FAKTUROWANIE

Jest to program przeznaczony dla firm nie będących płatnikami podatku VAT. Służy do wystawiania rachunków z wykorzystaniem cenników towarów i usług. Współpracuje z Księgą Podatkową lub Ryczałtem (przesyłanie danych o dokumencie do bufora księgowania), z Rozrachunkami w celu kontroli rozliczeń, Księgą Adresową (szybkie pobieranie danych o odbiorcach rachunku). Dane o wystawionych dokumentach przekazuje do Fakturowania program Sprzedaż.

Obsługa programu polega to na wypełnianiu danymi formularza wyświetlonego na ekranie. Równocześnie można tworzyć zestawy dodatkowych rejestrów, które pozwolą szybko wystawiać rachunki. Rejestry te obejmują cennik towarów i usług i wykaz kont firmy. Można też zdefiniować zestaw typowych dokumentów (np. dla stałych odbiorców). Niejako pochodną wystawiania rachunków  jest utworzenie cennika towarów i usług, ewidencji wystawionych dokumentów oraz zestawienia sprzedaży.

UWAGA: Przed wystawieniem pierwszego dokumentu należy ustawić odpowiednio parametry programu, a zwłaszcza dane wystawcy i numer pierwszego wystawianego rachunku. Podczas pracy można dowolnie zmieniać numer na rachunku  - program automatycznie będzie przydzielał kolejne numery następnym dokumentom.

Dalej omówiono kolejne operacje dostępne w ofertach programu w kolejności, w jakiej są w nich umieszczone.

Emisja rachunków

Jest to zasadnicza operacja w programie. Pozostałe są tylko operacjami pomocniczymi ułatwiającymi wystawienie dokumentu. Emisja rachunku polega na wypełnieniu przedstawionego poniżej formularza. Formularz można wypełnić przesuwając kursor na kolejne pola lub korzystając z utworzonych rejestrów (cennika i kont). Można też skorzystać z jednego z tzw. rachunków stałych jako wzorca dokumentu naciskając klawisz F10.

Dane płatnika można wprowadzić z Księgi Adresowej naciskając Alt-K. Sposób zapłaty (gotówka, przelew, czek lub raty) wybiera się klawiszem Spacji. Można dowolnie zmienić kolejność lub dopisać inne formy płatności. Termin płatności można wprowadzić dowolnie. Składniki dokumentu (towary lub usługi) są widoczne dopiero po naciśnięciu klawisza F4 - na formularzu widoczna jest tylko wartość dokumentu. Do rachunku  można dołączać nowe składniki (naciskając klawisz F9), usuwać (F8 po zaznaczeniu składników klawiszem Insert) lub poprawiać już wprowadzone składniki (klawisz Spacji).

Przy wypełnianiu rachunku można korzystać (co znacznie ułatwia i przyspiesza pracę) z tworzonych na bieżąco cenników oraz z innych pomocniczych rejestrów danych: kont firmy, adresów odbiorców. można także umieszczać na dokumencie (klawiszem F7) uwagi określone w parametrach programu lub wprowadzać je bezpośrednio.

Poniżej przedstawiono schematycznie możliwe do wykonania operacje podczas wykonywania emisji rachunków wraz z oznaczeniem klawiszy uruchamiających daną operację. Należy zaznaczyć, że definiowanie rachunkóów stałych przebiega w taki sam sposób.

Na kolejnym rysunku pokazano zawartość ekranu bezpośrednio po wejściu do emisji rachunków i naciśnięciu sekwencji klawiszy F4 (składniki)F9 (nowy składnik). Kolejne naciśnięcie klawisza (Fn) powoduje otworzenie na ekranie kolejnego okna realizującego wybraną funkcję. Na rysunku widoczne są trzy okna: formularza, składników rachunku i nowego składnika.

Przy drukowaniu gotowego dokumentu (F2) program umożliwia (na życzenie) przesłanie danych o rachunku do bufora księgowania (po uzupełnieniu danych o zdarzeniu gospodarczym z wyświetlonego rejestru zdarzeń gospodarczych) oraz do bufora rozrachunków (po uzupełnieniu danych dla rozrachunków).

Wystawione rachunki

Przejrzenie i ewentualne powtórne wydrukowanie wystawionych dokumentów. Wyświetlany jest wykaz dokumentów według numerów. Po wciśnięciu Spacji można dokonać edycji i powtórnego wydrukowania wystawionego dokumentu.

Zestawienie sprzedaży

Pozwala na wyświetlenie i wydrukowanie zestawienia sprzedaży.

Utarg

Wyświetlenie utargu za zadany okres.

Rachunki stałe

Operacja pozwala zdefiniować dowolną liczbę formularzy typowych rachunków, np. dla stałych odbiorców, typowych zestawów towarów, usług itp. Dokument stały może być pobrany z rejestru rachunków stałych podczas emisji. Korzystanie z rejestru rachunków stałych pozwala przyspieszyć wystawianie powtarzających się dokumentów - po pobraniu rachunku stałego wystarczy dokonać niewielkich poprawek.

Rachunki stałe tworzy się identycznie jak dokumenty podczas emisji. W wyświetlanym wykazie są porządkowane alfabetycznie według podanych nabywców. Możliwe jest szybkie odszukanie dokumentu (według nabywcy).

UWAGA: Jeżeli korzysta się z Księgi Adresowej, zamiast nazwy nabywcy w rachunku stałym zawierającym zestaw typowych towarów, usług można wpisać dowolny tekst ułatwiający jej odszukanie. Przy emisji dokumentu właściwe dane nabywcy można wprowadzić z Księgi Adresowej.

Konta firmy

Program pozwala zdefiniować do szesnastu kont bankowych firmy. Wybranie tej operacji spowoduje wyświetlenie rejestru kont bankowych. Klawisz Spacji umożliwia edycję wskazanego kursorem konta.

Cennik towarów i usług

Program pozwala tworzyć i wykorzystywać podczas wypełniania dokumentów własny cennik. Towary i usługi umieszczone w cenniku są porządkowane alfabetycznie. Cennik może być rozbudowywany zarówno poprzez uruchomienie tej operacji, jak i podczas wypełniania dokumentu poprzez dodanie nowego towaru do cennika. Pozwala to uniknąć czasochłonnego początkowego wprowadzania cennika przed rozpoczęciem pracy.

Dla każdego towaru lub usługi można umieścić 140-znakowy opis (4 wiersze po 35 znaków). Można wyszukiwać towar w cenniku wpisując początek nazwy towaru i naciskając Enter.

Parametry programu

Operacja ta pozwala ustalić parametry programu, m.in. uzupełnić dane firmy, ustalić typowe uwagi umieszczane na dokumentach, początkowe numery dokumentów, ustawić górny (w wierszach) i lewy (w znakach) margines druku oraz określić liczbę wierszy na stronie druku (jest to istotne przy wystawianiu długich dokumentów, które muszą być dzielone na kartki).

Operacje pomocnicze

Operacja ta pozwala ustawić datę w zegarze komputera oraz dokonać porządkowania zbiorów roboczych programu. Porządkowanie zbiorów należy wykonać w razie wystąpienia awarii podczas pracy z programem (np. zanik napięcia).