WSTĘP

Ogólna charakterystyka Systemu MaFi

Pakiet programów pod wspólną nazwą System MaFi przeznaczony jest do wspomagania zarządzania firmą. Jest rozwinięciem poprzednich wersji, wzbogaconych o sugestie i uwagi zebrane wśród użytkowników. System MaFi pozwala na łatwą zmianę sposobu prowadzenia dokumentacji z tradycyjnego na elektroniczny - szybszy, wygodniejszy i umożliwiający łatwiejsze kontrolowanie i analizowanie stanu firmy. Jest przyjazny dla użytkownika, dzięki czemu nawet osoby nie mające dotychczas kontaktu z komputerem nie mają problemów z obsługą systemu. Podstawowymi cechami wyróżniającymi System MaFi wśród innych tej klasy programów są:

  1. prostota obsługi - obsługa systemem ofert (menu) wspieranych zestawami gorących klawiszy, ciągłe prezentowanie użytkownikowi wykazu dostępnych operacji, proste i czytelne formularze ekranowe;
  2. możliwość obsługiwania kilku firm za pomocą jednego programu;
  3. szybki dostęp do funkcji pomocniczych typu adresy kontrahentów, rejestr zdarzeń gospodarczych czy rejestr przelewów stałych oraz łatwość uzupełniania kartotek;
  4. łatwość rozbudowy - w dowolnym momencie można dokupić kolejny program pracujący w Systemie MaFi zwiększając możliwości systemu zgodnie z własnymi potrzebami;
  5. możliwość pracy z drukarkami 10-calowymi, jak i z 15-calowymi;
  6. elastyczność - można częściowo modyfikować pracę systemu zmieniając wykorzystywane makropolecenia (pliki BAT)

System MaFi wyposażono m.in. w

System MaFi łączy wszystkie programy wspomagające zarządzanie firmą w spójne środowisko. Do systemu można dołączyć m.in. programy: Księga Podatkowa, Ryczałt, Deklaracja Podatkowa PIT-5, System, Obsługa Bufora, Fakturowanie, Fakturowanie VAT, Ewidencja VAT, Deklaracja VAT-7, Przelewy, Księga Adresowa, Rozrachunki, Magazyn, Amortyzacja, Umowy, Ekonom, Druki, Biuro Rachunkowe i inne w zależności od potrzeb. Pozwala to z jednej strony zminimalizować koszty zakupu oprogramowania, z drugiej strony zapewnia możliwość łatwej rozbudowy systemu.

Do wygodnej pracy z Systemem MaFi zalecamy co najmniej komputer klasy PC 386 z 2MB pamięci RAM, dyskiem stałym i kartą graficzną VGA. Konieczna jest też dowolna drukarka 10-calowa (przy dużej liczbie tworzonych dokumentów raczej 15-calowa). Programy działają poprawnie w systemie operacyjnym MS (PC) DOS od wersji 6.0 wzwyż oraz w systemie Windows 95/98/NT

Programy wchodzące w skład Systemu MaFi napisano przy użyciu licencjonowanego oprogramowania. Do komunikacji z otoczeniem (archiwacji, drukowania itp.) wykorzystano polecenia oraz makropolecenia systemu operacyjnego MS-DOS oraz dostarczane bezpłatnie programy Public Domain oraz FreeWare: BROWSE (autor nieznany), LHARC (autor Haruyasu Yoshizaki). Na życzenie System MaFi może zostać dostosowany do archiwowania programem PKZIP.

Wszystkich chętnych zapraszamy do współpracy przy rozwijaniu systemu. Czekamy na uwagi i propozycje.

UWAGI O UKŁADZIE DOKUMENTACJI

W kolejnych rozdziałach opisano poszczególne programy wchodzące w skład Systemu MaFi. Na początku rozdziału umieszczono ogólny opis programu. Dalej znajduje się szczegółowy opis zasad korzystania z programu oraz dostępnych operacji. Ze względu na ciągły rozwój programów wchodzących w skład systemu mogą wystąpić drobne niezgodności opisu z programem, dlatego na końcu każdego rozdziału pozostawiono miejsce na ewentualne notatki. Zapis w dokumentacji typu INSTALACJA/OTWARCIE oznacza wywołanie operacji INSTALACJA z głównej oferty programu, po czym operacji OTWARCIE z wyświetlonej oferty operacji.

UŻYWANE POJĘCIA

Bufor - pomocnicza struktura, rodzaj skoroszytu, do którego “wpina się” tymczasowo dokumenty. Służy do komunikacji pomiędzy programami i do przechowywania danych.

Makropolecenie - (inaczej: plik wsadowy) zestaw poleceń systemu operacyjnego MS-DOS zapisany w pliku o rozszerzeniu BAT.

Kartoteka systemowa - główna kartoteka Systemu MaFi, w której umieszczane są wszystkie podkartoteki firm obsługiwanych przez system. Np. dla Systemu MaFi wersja 00 jest to \MAFI-00

Kartoteka podatnika - kartoteka (w sensie systemu operacyjnego DOS lub folder w Windows 95) wybrana dla danego podatnika - firmy obsługiwanej za pomocą Systemu MaFi. W tej kartotece system pracuje podczas sesji i tam umieszcza wszystkie wprowadzone dane. Jeżeli zainstalowano jednego podatnika, System MaFi automatycznie wchodzi do jego kartoteki w przeciwnym razie pozwala wybrać firmę z wyświetlonego wykazu.

Oferta operacji - wyświetlany na ekranie w okienku wykaz oferowanych operacji menu.

Podatnik - firma obsługiwana za pomocą Systemu MaFi. W programie Deklaracja Podatkowa występuje ponadto pojęcie osoby-podatnika dla oznaczenia osoby fizycznej składającej deklarację podatkową.

Podkartoteka - tu najczęściej podkartoteka kartoteki podatnika zawierająca dane, np. podkartoteka EWID-VAT zawiera dane wprowadzone do Ewidencji VAT.

Rejestr - zestaw stałych danych (np. konta bankowe firmy, opis zdarzeń gospodarczych) wykorzystywane przez programy , rodzaj bazy danych. Rejestry pozwalają na szybsze wprowadzanie danych oraz ich ujednolicenie - zawsze jest używana ta sama nazwa. Wspólnymi dla danego podatnika są rejestry kont bankowych, zdarzeń gospodarczych oraz dane adresowe Księga Adresowa).

Sesja - okres pracy z programem od uruchomienia do wyjścia z programu. Sesja z Systemem MaFi musi kończyć się powrotem do systemu operacyjnego - nigdy bezpośrednim wyłączeniem komputera - grozi to utratą części danych !

Temat - znacznik pozwalający oznaczać wprowadzane dokumenty jako należące do określonego tematu (działu) realizowanego przez firmę. Jest to szczególnie przydatne dla firm wielobranżowych i pozwala na łatwiejsze analizowanie za pomocą programu Ekonom rozliczeń różnych tematów działalności.

KLAWISZOLOGIA CZYLI CO SPOWODUJE NACIŚNIĘCIE KLAWISZA

Wszystkie programy są obsługiwane za pomocą ofert oraz tzw. gorących klawiszy, czyli klawiszy, których naciśnięcie powoduje określone działanie w programie. Wyboru z oferty dokonuje się poprzez wskazanie belką przesuwaną strzałkami w górę i w dół odpowiedniej operacji i naciśnięcie Enter. Można także, co przyspiesza pracę, nacisnąć pierwszą, podświetloną literę lub cyfrę w nazwie operacji. Ponadto przyjęto, że:

F1 - uruchamia suflera

F2 - zapisuje wprowadzone dane

F4 - uruchomienie rejestru zdarzeń gospodarczych w części programów. Zdarzenia (porządkowane alfabetycznie) mogą być wyszukiwane poprzez pisanie początku ich nazwy. Do drugiego członu nazwy (większość pozycji zaczyna się od słowa ZAKUP lub SPRZEDAŻ) można przejść naciskając klawisz Tab.

F5 - drukuje i ewentualnie przesyła dane do bufora księgowania

Alt-K - wywołuje Księgę Adresową

Alt-W - uruchamia kalkulator Wyliczający wartość podanego wyrażenia

Ctrl-B - w większości formularzy wypełnianych na ekranie blokuje automatyczne obliczanie pól np. sumy i umożliwia wprowadzenie dowolnej kwoty. Blokadę wyłącza ponowne naciśnięcie Ctrl-B. Dotyczy to wszystkich pól na danym formularzu

Insert - zaznacza elementy z wyświetlonego wykazu np. przy wybieraniu do usunięcia lub wydrukowania

Ctrl-F7 - podczas przeglądania rejestrów dokumentów pozwala przejść do następnego zaznaczonego dokumentu

Esc - pozwala powrócić do poprzedniej operacji (ucieczka).

Dla uproszczenia obsługi podczas wprowadzania danych na ekranie umieszczone są pola odpowiadające niektórym klawiszom, np. <ZAPIS - F2>. Naciśnięcie klawisza Enter na takim polu jest równoważne naciśnięciu wskazanego w nim klawisza funkcyjnego.

Przy wprowadzaniu danych do pola rozpoczęcie wprowadzania od litery lub cyfry (dla liczb) powoduje automatyczne usunięcie poprzedniej zawartości pola. Polskie litery uzyskuje się przytrzymując klawisz Alt i naciskając literę “bez ogonka”, np. Alt-A daje ą, Shift-Alt-A daje literę Ą. Ponadto:

Spacja - pozwala poprawić wprowadzoną wartość

Insert - zmienia tryb pracy edytora z wstawianie na zastępowanie znaków i odwrotnie

Enter - zatwierdza wprowadzony tekst lub uruchamia wprowadzanie nowego

Esc - pozwala wycofać się z wprowadzonych zmian

W polach liczbowych grosze (lub część ułamkową) oddziela się znakiem przecinka lub kropki, zależnie od ustawienia sposobu zapisywania liczb w programie System. Standardowa postać (123 456.78) wymaga oddzielania części ułamkowej znakiem kropki. Jeżeli zdecydujemy się na inny zapis (123.456,78), znakiem oddzielającym będzie przecinek.

Informacje o pozostałych aktywnych w danej chwili klawiszach umieszczone są zawsze u dołu ekranu lub aktywnego okna.

INSTALACJA, CZYLI JAK ROZPOCZĄĆ

Zainstalowanie Systemu MaFi musi być wykonane z dyskietki dystrybucyjnej. Przed rozpoczęciem pracy należy przez 2-3 tygodnie poćwiczyć na dowolnych danych, po czym usunąć z dysku kartotekę systemu i zainstalować go ponownie. Ponadto wskazane jest prowadzenie co najmniej przez pełny miesiąc księgi podatkowej tradycyjnie i za pomocą programu. Umożliwi to szybkie opanowanie programów zmniejszając do minimum ryzyko pomyłek.

System oraz nowe firmy-podatnicy są zawsze instalowane z dyskietki dystrybucyjnej numer 1 włożonej np. do napędu A:. Aby rozpocząć instalowanie należy uruchomić program Instaluj z dyskietki. W tym celu należy wydać polecenia:

Z poziomu DOS
A: [Enter]
instaluj [Enter]

Z poziomu Windows:
Start | Uruchom - wpisać
a:instaluj i nacisnąć [OK]

po czym podać, na którym dysku mają zostać zainstalowane programy (Enter oznacza zgodę na proponowany dysk C:). Następnie z wyświetlonej oferty wybiera się w zależności od potrzeb PIERWSZĄ INSTALACJĘ, DODANIE PODATNIKA lub KONIEC.

Instalacja programów

Powoduje umieszczenie na wskazanym dysku w kartotece systemu głównych plików i kartotek programów składowych Systemu MaFi (bez danych podatnika). Korzystając z tej operacji można także dokonać wymiany uszkodzonych lub dokupionych programów Systemu MaFi. Odpowiadając na kolejne pytania programu instalującego należy podać:

Resztę koniecznych operacji wykonuje program instalacyjny. Program zostanie zainstalowany w kartotece systemu na wskazanym dysku. Jeżeli używano wcześniejszych wersji programu, należy zadbać o ich przechowanie. Program instalacyjny nie narusza już wprowadzonych ewentualnie danych firm-podatników.

Do poprawnej pracy programów konieczne jest wykonanie DODANIE PODATNIKA, chyba że już został on zainstalowany (np. przeniesiono dane z poprzedniej wersji systemu). Przy wykonywaniu INSTALACJI PROGRAMÓW program proponuje automatycznie DODANIE PODATNIKA pytając o nazwę tworzonej kartoteki podatnika

Dodanie podatnika

Program prosi o podanie maksymalnie 8-znakowej nazwy kartoteki nowego podatnika. Wszystkie potrzebne pliki danych zostają umieszczone w tej kartotece w odpowiednich podkartotekach. Kartoteka ta będzie podkartoteką kartoteki systemu. Nie można zainstalować dwóch podatników pod tą samą nazwą. W momencie uruchomienia Systemu MaFi będzie można dokonywać wyboru podatnika z wyświetlanej listy (o ile zakupiono licencję na więcej niż jedną firmę-podatnika). Zrezygnować z instalacji podatnika można naciskając klawisz Esc. Musi być zainstalowany co najmniej jeden podatnik. Szczegółowe dane: nazwę firmy, adres, REGON itp. należy wprowadzić przy pierwszym uruchomieniu tego podatnika za pomocą programu System. Także program System pozwala w dowolnym momencie zaktualizować dane podatnika (por. SYSTEM/DANE PODATNIKA).

UWAGA: System MaFi obsługuje tylko opłaconą liczbę firm-podatników. Zainstalowanie dodatkowego podatnika może spowodować uszkodzenie wprowadzonych danych!

UWAGI:

  1. System korzysta z dwóch zmiennych środowiskowych: MF i MFT (dla przechowania ścieżek dostępu). Nie należy używać tych zmiennych do innych celów, gdyż po zakończeniu pracy systemu są kasowane.
  2. Do uruchomienia Systemu MaFi potrzeba min. 1MB wolnego miejsca na dysku stałym. Niektóre programy (Fakturowanie, Ewidencja VAT) potrzebują też ok. 550 KB wolnej konwencjonalnej pamięci operacyjnej. Wielkości te system sprawdza w momencie uruchomienia. Kontroluje również zawartość pliku CONFIG.SYS i ewentualnie proponuje jego zmodyfikowanie.
  3. Operacje ZAMKNIĘCIA MIESIĄCA w poszczególnych programach (np. RYCZAŁT, KSIĘGA PODATKOWA, EWIDENCJA VAT) są od siebie niezależne i powodują obliczenie odpowiednich sum i ewentualnie danych dla innych programów (np. deklaracji). Związane jest to z różnym terminem rozliczania dokumentów.

URUCHOMIENIE SYSTEMU

System MaFi uruchamia się poleceniem MAFI (z kartoteki systemu). Można to wykonać wydając np. w wersji 00 z poziomu trybu MS-DOS polecenia:

        CD \MAFI-00
        MAFI

lub korzystając ze zdefiniowanego na pulpicie skrótu do pliku MAFI.BAT w kartotece (folderze) MAFI-00. Użytkownikom Windows 95/98/NT polecamy ten sposób.

Makropolecenie MAFI (plik MAFI.BAT) inicjuje elementy niezbędne do właściwej pracy Systemu MaFi. Program kolejno:

Uruchomienie wybranego programu następuje po wskazaniu go kursorem i naciśnięciu klawisza Enter lub naciśnięciu symbolu (cyfry lub litery) danego programu. Pomiędzy oknami oferty przechodzi się klawiszem Tab. Dla każdego programu można wyświetlić jego opis wskazując program kursorem i naciskając F1. Obsługa programów polega na wyborze konkretnej operacji z oferowanego na ekranie zestawu. Oferty operacji wyświetlane są w najniższej linii ekranu bądź też w dodatkowym oknie. Podczas pracy ekran wygląda mniej więcej tak: