Program
Księga Adresowa służy do wpisywania danych o firmach i osobach, szybkiego ich przeglądania, wyszukiwania i drukowania. Książka może być przeszukiwana systemem klawiszowym oraz sortowana alfabetycznie według pól nazwisko, firma, adres, branża, NIP, telefon, inne1 i inne2. Program jest obsługiwany za pomocą oferty operacji uruchamianej klawiszem F10 lub za pomocą tzw. gorących klawiszy (kombinacji klawisza Ctrl i litery, podane przy opisach operacji) pozwalających od razu wywołać żądaną operację.Program pozwala korzystać z wielu ksiąg adresowych. Możliwe jest utworzenie pustej księgi (
Ctrl-T), kopiowanie wybranych adresów z księgi do księgi (dopisywanie do wskazanej księgi, Ctrl-K) oraz usuwanie wybranych adresów. W połączeniu z wydajnym mechanizmem wybierania i wyszukiwania adresów pozwala to łatwo tworzyć np. księgi adresów z podziałem na branże, miejscowości itp. Wszystkie pliki, z których korzysta program są umieszczane w podkartotece ADRESY.Księga Adresowa
jest wykorzystywana przez wiele programów Systemu MaFi m. in. Księgę Podatkową, Ryczałt, Fakturowanie, Przelewy i Umowy do przechowywania i szybkiego pobierania danych o kontrahentach. Wskazanie adresu i naciśnięcie klawisza Enter powoduje przekazanie danych do danego programu. Można wykorzystać Księgę Adresową jako bazę danych dla korespondencji seryjnej realizowanej przez edytor tekstu (por. Współpraca z arkuszem kalkulacyjnym i edytorem tekstu).Prezentacja wprowadzonych danych
Dane zawarte w księdze adresowej mogą być wyświetlane w jednej z dwóch
postaci:Postać 1
Adresy są wyświetlane wierszami zawierającymi kolejne pola. Program pozwala wybrać, które pola mają być widoczne na ekranie oraz kolejność pól (por. oper
acja Pola Ctrl-P). Domyślnie przyjęto, że widoczne są wszystkie pola. Ustalenie pól jest zapamiętywane przy opuszczaniu programu. Ekran można przewijać w pionie (kolejne adresy) oraz w poziomie (informacje nie mieszczące się na ekranie).Postać 2
Na ekranie widoczne są tylko dwa adresy, widoczne mogą być natomiast wszys
tkie pola (podobnie jak w postaci 1 decyduje o tym operacja POLA).Zmiany postaci prezentowania danych dokonuje się klawiszem
F3. Po księdze adresowej, niezależnie od przyjętej jej postaci, można się poruszać za pomocą klawiszy:¬ ®
przejście do poprzedniego/następnego polaWyszukiwanie adresów
Adres może być poszukiwany według pola, w którym znajduje się kursor. Wysz
ukiwać można w dwojaki sposób:Przykład:
Jeżeli odszukanych (zaznaczonych znakiem *) zostało kilka adresów, przejście do kolejnego zaznaczonego adresu nastąpi po nac
iśnięciu Ctrl-F7.Zaznaczanie adresów
Zaznaczenie adresów jest pomocne przy niektórych operacjach, np. przy usuwa
niu większej ilości adresów w operacji USUŃ ADRES(Y) (Ctrl-U) lub drukowaniu adresów (Ctrl-D). Adresy są zaznaczane migającą po lewej stronie gwiazdką *. Adresy zaznacza się podobnie jak w programie Norton Commander przez:Operacje na danych
Dla każdej operacji podano gorący klawisz pozwalający na szybkie jej uruch
omienie.Oferta operacji (F10).
W trakcie przeglądania danych po naciśnięciu klawisza
F10 program wyświetla okno z wykazem dostępnych operacji, które omawiamy dalej.Nowy Adres (Ctrl-N)
Pozwala dopisać nowy adres do aktywnej księgi. Wypełnianie pól poleg
a na wpisaniu odpowiednich danych do wyświetlonego formularza. Do poruszania się po formularzu służą klawisze strzałek. Naciśnięcie klawisza Spacji pozwala na dokonywanie poprawek w istniejącej zawartości pola.Potwierdzenie poprawności danych (
F2) powoduje wpisanie ich do księgi i powrót do przeglądania. Przerwanie wpisywania klawiszem Esc powoduje, że nowy adres nie zostanie dopisany.Usuń Adresy (Ctrl-U)
Powoduje usunięcie adresu wskazywanego kursorem lub adresów zaznaczonych (klawiszem
Insert lub +). Po wybraniu tej oferty pojawia się prośba o potwierdzenie chęci usunięcia adresu(ów). UWAGA: Operacja ta jest nieodwracalna.Zmień Adres (Ctrl-Z)
Służy do modyfikowania danych we wprowadzonym wcześniej adresie. Po w
ybraniu operacji pojawia się okienko z formularzem podobnym jak w przypadku operacji NOWY ADRES, lecz zawierającym już wprowadzone dane. Dalsze postępowanie jest identyczne.Sortuj (Ctrl-S)
Włącza lub wyłącza alfabetyczne sortowanie adresów względem aktualnego pola. Dane mogą być porządkowane tylko względem pól
nazwisko, firma, adres, telefon, inne1 lub inne2.Drukuj Adresy (Ctrl-D)
Operacja umożliwia wydrukowanie grupy zaznaczonych adresów lub adresu wskazanego kursorem. Program ustala, czy ma wyprowadzić DRUK TEKSTOWY (wydrukowanie adresów na drukarce) czy też utworzyć plik KSADR.TXT w FORMACIE EXCEL'A (szczegółowe informacje o tym pliku umieszczono w części WSPÓŁPRACA Z ARKUSZEM KALKULACYJNYM I EDYTOREM TEKSTU). Przy druku tekstowym tworzony jest plik KSADR.DRK drukowany następnie za pomocą pliku wsadowego
DRUK.BAT. Na druku umieszczane są tylko wybrane pola (operacją Pola Ctrl-P) w formacieMożliwe jest także drukowanie adresów na
kopertach lub na nalepkach. w tym celu należy przed rozpoczęciem drukowania wykonać operację USTAWIENIE ADRESÓW/NALEPEK. Ustala się odstęp od góry adresu (w wierszach tekstu) oraz od lewej krawędzi (w znakach).Pola (Ctrl-P)
Przykład:
utworzenie książki telefonicznej.W przykładzie na rysunku brakuje pola
telefon natomiast zbędne jest pole adres. Pole telefon przesuwamy nad kreskę (dwukrotnie naciskamy strzałkę w dół, łapiemy pole telefon klawiszem Spacji i przesuwamy nad kreskę bezpośrednio za pole nazwisko - dwa razy strzałka w górę i puszczamy - Spacja). Teraz wystarczy przesunąć kreskę oddzielającą pola widoczne od niewidocznych (przesuwamy wskaźnik na kreskę, łapiemy, przesuwamy kreskę w odpowiednie miejsce i puszczamy). Operację kończy naciśnięcie Enter.Reperac
ja Księgi (Ctrl-R)Służy do porządkowania księgi po wystąpieniu awarii (np. zanik zasilania w czasie pracy). Nie niszczy wprowadzonych danych, a tylko odtwarza informacje konieczne do sortowania.
Wybierz Księgę (Ctrl-W)
Umożliwia wybranie dowolnej księgi adresowej z wcześniej założonych. Po wybraniu tej oferty pojawia się okno z wykazem ksiąg na dysku. Po wskazaniu księgi i naciśnięciu
Enter staje się ona aktywną księgą adresową.Kopiuj Adresy (Ctrl-K)
Pozwala na skopiowanie grupy zaznaczonych adresów lub
wskazywanego adresu do wskazanej księgi wybranej w podobny sposób jak w operacji WYBIERZ KSIĘGĘ. Adres lub adresy są dołączane do wskazanej księgi. Za pomocą tej operacji można szybko tworzyć np. księgi adresów dla danej miejscowości lub branży (zaznaczając adresy klawiszem +).Twórz Księgę (Ctrl-T)
Operacja tworzy nową, pustą księgę. Po wybraniu oferty należy w wyświetlonym okienku podać nazwę nowej księgi (max. 8 liter i cyfr).
Likwidacja Księgi
Powoduje usunięcie wskazanej księgi adresowej. Jest to o
peracja nieodwracalna.Współpraca z
arkuszem kalkulacyjnym i edytorem tekstuProgram
Księga Adresowa może generować z wybranych adresów plik danych dla arkusza kalkulacyjnego Excel. Plik ten może być wykorzystany w korespondencji seryjnej edytora tekstu, np. Word. Plik o nazwie postaci nazwa_ksiegi.TXT jest umieszczany w podkartotece ADRESY. Poniżej podano przykładową zawartość tego pliku (cztery adresy). Polskie litery kodowane są w standardzie Windows-1250. Pierwszy wiersz zawiera nagłówek dla Excela. Kolejne pola w wierszu są oddzielane znakiem ";"NAZWISKO;FIRMA;Miejsc.;Kod;Ulica;Bank;NrKonta;NIP;BRANŻA;TELEFON;TELEX;FAX;INNE1;INNE2
Kowalski Marek;PPU MICRO;Otmuchów;48-385;ul. Fabryczna 12;Bank Śląski o/Nysa;315218-67811-136;;Elektronika i Oprogramowanie;(77)4315504;;;Doskonałe i tanie oprogramowanie dla małych firm.;
Walenty Roman;Zakład Poligraficzny;Owsianice Śląskie;58-335;ul. 1 Maja 43;;;;;(71)5315544;;;;
;Zakład Usług Komunalnych i Mieszkaniowych;Jelenia Góra;38-377;ul. Mickiewicza 3;;;773-010-11-23;;316464;;;;
UWAGA: W ostatnim wierszu nie wypełniono pola NAZWISKO, dlatego zaczyna się od średnika. Puste pole również występuje w wierszu.